KUNDCASE

SKÖVDE KOMMUN
C-archive, C-viewer, C-web

Digital bygglovshantering ger ökad kapacitet och servicegrad

Läs mer

 

SKELLEFTEÅ KOMMUN
C-archive, C-viewer, C-web

100% Digital ärendehantering i en av Sveriges största kommuner

Läs mer

 

REGION SKÅNE
C-archive

Framtids- och lagsäkrad patientdata med C-archive

Läs mer

 

REGION KRONOBERG
C-archive

100 miljoner journaler tillgängliga via ett knapptryck

Läs mer

AKTUELLT

Region Kronoberg e-arkiverar med Comprima

 

Inom Region Kronoberg finns idag omkring 400 olika IT-system som hanterar alltifrån sjukvård, ekonomi, HR, trafikledning till administration. Nu är det dags för några av de äldsta systemen att tas ur drift vilket betyder att både data och dokument måste e-arkiveras. Vi träffar delar av projektgruppen för e-arkiv bestående av Emma Widén och Jenny Kristensson Wallin på plats på kontoret i Växjö, för att lyssna hur de tacklat uppgiften.

Emma har arbetat hos Region Kronoberg i snart ett år som projektledare för hela e-arkiveringssatsningen. Jenny beskriver sin roll som e-arkivarie och registrator. Båda arbetar inom Kansliavdelningen där ansvaret för arkivfrågor ligger. Projektgruppen består av en blandning av personal från Kansliavdelningen, IT och verksamheten.

-Vi startade projektet i april förra året, berättar Emma. Innan dess har Region Kronoberg gjort tre förstudier som noggrant gått igenom förutsättningarna för e-arkivering där man bland annat avfärdade outsourcing-alternativet, för att sedan landa i att projektet skulle bemannas internt. Den sista förstudien kom fram till att vi skulle använda Comprimas e-arkiv som redan fanns hos oss, då som journalarkiv integrerat med systemet Cosmic som är både Region Kronobergs och många andra svenska landstings journalhanteringssystem.

Tanken är nu att Region Kronoberg skall bygga upp ett slutarkiv och mellanarkiv, dit data från avställda och utbytta system succesivt flyttas. För att maximera säkerheten byggs det nya e-arkivet som en separat modul från Comprimas mellanarkivslösning som är kopplad till Cosmic. Först på listan står ett ekonomisystem och ett äldre journalsystem där man under projektåret byggt upp en arbetsprocess för hur man löpande skall gå tillväga för att ställa av äldre system, extrahera data och sedan landa allt i e-arkivet.

-Hur har projektet fungerat under året som gått?

-Hittills utan några större problem. Vi har möten varje vecka med Comprima för att kravställa och fastställa hur konverteringarna skall gå till. Det är mycket teknik och ibland väldigt gammal sådan så det kan bli många detaljer att hålla rätt på. För att fixa det här är det viktigt att ha olika kompetenser i projektet och en flexibel och kunnig leverantör, säger Emma.

-Hur mycket återsökningar tror ni det kommer att bli i e-arkivet framöver?

-Vad gäller det avställda ekonomisystemet tror jag det kan bli relativt frekvent och detsamma kommer troligtvis att gälla för andra mellanarkiverade system framöver. I ekonomisystemen kan man ofta behöva gå tillbaka i samband med budgetarbetet, eller för att kolla gamla leverantörer.

Den nya e-arkiveringen innebär också att man kan spara pengar vad gäller att bli av med gamla systemlicenser som kostar så länge systemen är verksamma. Det kan också handla om att slippa hålla kompetens på gammal teknik och gamla system, minskad pappersmängd och minskat behov av fysiska arkivlokaler är också en besparing på sikt.

-Kommer resultatet av ert projekt att kunna användas av andra landsting?

-Ja, det tänker jag absolut att det kan göra. Systemen som vi använder må vara olika, men däremot är ju informationstyperna nästan alltid desamma. Det är vanligtvis journaler, ekonomi, HR, sjukvårdssystem med mera.

I projektarbetet har omvärldsbevakningen varit viktig och man har deltagit på konferenser, gjort studiebesök och läst artiklar om hur andra har gjort och gör med e-arkiv. Jenny fortsätter:

-Vi har varit på besök i andra landsting och konstaterat att ambitionsnivån är olika beroende på landstingets storlek. I exempelvis Region Skåne har man fler personer som jobbar med e-arkivering och processen är större och mer omfattande. Som jag ser det så måste ambitionen hos oss vara att få ner detta till en lagom och hanterbar nivå för vår storlek på organisation. Det är lätt hänt att e-arkivering blir ett mastodontprojekt, som blir både dyrt och tar tid. Vår ambition är att hitta en enkel och tydlig process för e- arkivering som vi även hoppas kan vara till hjälp för andra då det är viktigt att nätverka och samarbeta inom det offentliga Sverige.

-Är det så att förutsättningen för att kopiera Ert e-arkivprojekt till ett annat landsting handlar mer om metodologi än teknik?

-Ja, det tror jag, avrundar Emma. Men självklart är det också beroende på hur IT-landskapen ser ut hos respektive landsting och att det finns ett driv och vilja inom den egna organisationen. Lyssnar man i branschen är det många som ropar efter direktiv från SKL och Riksarkivet och som känner sig lite osäkra.

Men till Comprimas fördel vill jag gärna tillägga att systemet är lättjobbat, enkelt och funktionellt. Möjligen kan också integrationen mellan Comprimas e-arkiv och journalsystemet Cosmic intressera andra landsting.

Projektet hos Region Kronoberg är i full gång och projektmålet är att ha tre gamla system arkiverade innan utgången av april vid projektets slut. Sedan kommer den framtagna processen för e-arkivering användas i den löpande verksamheten.

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt digitalt arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar. 

Helt digital bygglovsprocess i Bodens Kommun

Det är nära nu...

Om en månad drar Bodens Kommun igång det nya ärendehanteringssystemet EDP Vision som tillsammans med Comprimas e-arkiv kommer att utgöra grunden i kommunens nya digitala bygglovsprocess. I en nära framtid kommer man också att tillgängliggöra ritningarna i e-arkivet över nätet, så både medborgare och mäklare lätt kan hitta vad de söker. På kommunen räknar med att det hela blir en kraftfull effektivisering.

Ola Enoksson är till vardags byggnadsinspektör, men just i det här fallet är han projektledare för hela införandeprojektet. Vi träffar Ola tillsammans med hans chef Lars Andersson, som är samhällsbyggnadschef i kommunen, på deras kontor mitt i centrala Boden.

Ola berättar att innan sommaren kommer alla dokument på samhällsbyggnadskontorets att finnas lagrade i Comprimas e-arkiv. Här kommer alla typer av dokument nu lagras digitalt, som exempelvis ansökningar, ritningar, yttranden, tillståndsbeslut, köpeavtal, klagomål, bygglov och mycket annat. Listan över dokumenttyper kan göras hur lång som helst.

-Tanken är att vi nu får igång en helt digital bygglovsprocess i kommunen, berättar Lars. Från ansökan via e-tjänsten MittBygge, in till EDP Consults ärendehanteringssystem Vision, som i sin tur integrerar med Comprimas e-arkiv. Och ovanpå allt detta så kommer vi att använda Comprimas Viewer när vi hämtar upp dokument. Så tiden för att springa ner och hämta papper i arkivet är snart ett minne blott, vilket i sin tur innebär både effektivisering och sparad tid som vi nu kan lägga på service och mer kvalitetshöjande arbete.Tittar man på listan över Sveriges kommuner så hittar man Boden på 89:e plats vad gäller antal innevånare, vilket gör Boden till något av en storleksmässigt genomsnittlig kommun i Sverige. I e-arkivet kommer man när man är klara med de sista konverteringarna att ha uppemot 200 000 handlingar, som i sin tur relaterar till 45–60 000 ärenden, siffror som ger en ögonblicksbild över vad ett digitaliseringsprojekt i en svensk kommun faktiskt innebär.

Ola fortsätter:

-Redan för några år sedan började vi skanna vårt pappersarkiv. Och nu i dagarna går de sista pappershandlingarna ner till företaget Depona som hjälper oss med digitaliseringen. Så det känns skönt att snart gå i mål efter en lång resa.

Med e-arkivet och ärendehanteringssystemet på plats är det nu dags att börja jobba, vilket innebär att Comprimas Viewer blir ett av de centrala verktygen.

-I första hand är det vi på bygglovsavdelningen som använder Viewern, berättar Ola. Men även andra medarbetare inom kommunen kommer att använda den när de hämtar upp dokument ur e-arkivet via ärendehanteringssystemet. Viewern är ju formatoberoende så här kan vi plocka upp allt från blanketter till TIFF-bilder och sedan bearbeta dem, exempelvis rita, mäta och stämpla samt bränna in uppgifterna digitalt.

-Vad är det vanligaste ni behöver kolla när ni får in en bygglovsansökan?

-Mest mäter vi faktiskt i gamla ritningar. För att kolla att det faktiskt finns en återstående byggrätt, eller om den redan utnyttjats eller kommer att överskridas. Så det är väldigt ofta vi går in och tittar historiskt, bakåt i tiden, i vad som tidigare gjorts på fastigheten.

-När kommer ni att tillgängliggöra arkivet för medborgarna över nätet?

-Inom en nära framtid, men inte helt klart exakt när. Men när vi drar igång kommer det helt klart att bli en kraftig förändring. Istället för att kontakta oss och begära kopior så kommer både medborgare, och även mäklare, att själva kunna söka i e-arkivet. Just nu tittar vi också på Comprimas Bank-ID-modul som när den implementeras innebär att en specifik medborgare kan logga in och se sina individuella handlingar som rör sin specifika fastighet.

-Tror Du det kommer att dyka upp några säkerhetsfrågor i den nya digitala hanteringen?

-Jag ser ingen omedelbar fara. Ingen utifrån kommer ju att ha någon som helst behörighet att påverka eller ändra i vare sig data eller dokument. Jag ser inga risker. I alla fall inte just nu. Dessutom kommer inga handlingar med personuppgifter att vara allmänt tillgängliga. Dessa handlingar kommer endast kunna ses av registrerade ägare till respektive fastighet när de loggat in med Bank-ID.

Närmast efter produktionsstart kommer man ha en hel del efterarbete att göra på kommunen, som till exempel att rätta upp metadata i gamla dokument, men även att anpassa gamla förfaringssätt så de stämmer med dagens rutiner.

-Om Ni ser tillbaka en tre år och jämför med vad ni nu står inför, vad drar Ni för slutsatser av hela digitaliseringsprojektet?

-Vi kommer att spara oerhört mycket tid när rena rutinuppgifter försvinner, avrundar Lars. Tillgängliggörandet av ritningsarkivet över nätet för medborgare, mäklare och andra som behöver tillgång kommer att innebära att vi slipper mycket internt arbete. Bara det faktum att vi nu kommer att kunna skicka e-mail direkt från e-arkivet är en ordentlig effektivisering. Istället för att leta rätt på dokument i pappersarkivet kan vi nu skicka det digitalt. En del ärenden kan vara oerhört omfattande och tidskrävande så bara här kan vi spara väldigt många timmars arbete.

Comprima önskar Bodens Kommun lycka till med produktionsstarten och ser fram emot att så småningom följa upp hur de nya systemen förändrat kommunens arbete i digital riktning...

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt digitalt arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar. 

Comprima i samarbete med Ricoh

Att Ricoh är en av giganterna inom kopiatorer, skanners, faxar och digitala kameror har nog ingen missat. Men att man också erbjuder mängder av lösningar inom dokumenthantering, e-arkivering och Software-as-a-Service är kanske inte lika känt. En av samarbetspartnerna inom dessa områden är ingen mindre än Comprima.

Redan förra året tog Ricoh hem ett stort e-arkiv-kontrakt med finländska KONE, en av världens ledande leverantörer av hissar, rulltrappor, portar och automatiska dörrar. Efter att ha tröttnat på överfulla pappersarkiv, bestämde sig KONE för en ny och modern digital lösning där valet föll på Comprimas e-arkivlösning. Resultatet blev kraftiga besparingar i både arbetstid och lokalyta. I en artikel i Computer Sweden berättar Iman Kortbawi, Project Manager inom Production Printing Services hos Ricoh, om projektet:

–Tillsammans med Comprima tog vi fram en skräddarsydd e-arkivlösning där alla dokument skannas, lagras och görs sökbara utifrån förbestämda parametrar. De fysiska dokumenten katalogiseras därefter av ett team specialister och skickas för långtidslagring. De digitala kopiorna hamnar på en molnbaserad e-arkivtjänst som kan nås av alla anställda, antingen via en vanlig webbläsare eller ett lättanvänt skrivbordsverktyg. Personalen är mycket nöjd och installationen på det svenska kontoret har blivit en sådan framgång att det finns planer på att låta det bli ett pilotprojekt även i andra länder

Ricoh ser e-arkiv som en viktig och strategisk komponent även i ett större sammanhang, där man har som ambition att vara en fullödig leverantör av effektiva dokumentprocesser, framför allt för stora- och medelstora företag.

Ricoh menar i en undersökning att det knappast är så att Europa saknar företag med ambition, men att det ändå bara är ett fåtal av dem som växer och blir riktigt stora. Hela 93% uppger istället att det finns barriärer som hindrar dem från att nå sin fulla potential, och när snabbhet och rörlighet prioriteras innebär det ofta att man tappar i kontroll. Ricoh menar att det här finns fyra viktiga anledningar till att satsa på strukturerad automatisering:

1.     Accelererad hastighet med vilken du gör affärer

I exempelvis finanssektorn är behovet av snabbhet uppenbart. Stora banker och börser arbetar hela tiden med att minska tidsåtgång och automatisering som minskar den tid som läggs på uppgifter som tidigare var tidskrävande. Detta gör företagen inte bara mer flexibla, det frigör även en av deras viktigaste resurser, dvs deras anställdas tid, till mer affärskritiska uppgifter.

2.     Större kontroll över fakturering och ekonomi

Genom att automatisera kassaflödet och ersätta pappersfakturor med elektronisk fakturering kan företag nästan omedelbart påskynda in- och utbetalningar utan att ådra sig betydande kapitalutgifter.

3. Minska avfall och svinn

Enkla kontorsuppgifter som startade som ordbehandling, databearbetning och e-post är nu betydligt mer komplexa. Avancerade kopierings-, skannings och utskriftsprocesser som integrerar system och processer för Front- och Back-Office ses alltmer som grundläggande. Automatisering förenklar inte bara dessa processer, den extra fördelen är att även svinn och avfall minskas.

4.     Bättre åtkomst till e-arkiv

Anställda kräver omedelbar åtkomst till rätt information vid rätt tillfälle. Genom att automatisera skannings- och arkiveringstjänster kan de anställda få tillgång till rätt information när de behöver den. Detta effektiva system sparar tid och pengar. Det skär också ner på tiden det tar att bygga upp och underhålla affärshandlingar.

Ett elektroniskt arkiv förenklar inte bara sökning och extrahering av data, informationssäker dokumentförstöring och dokuments livslängd kan också enkelt hanteras. Dokumentflöden kan förenklas, till exempel när ett dokument ska signeras för att godkänna nästa steg i en process.

Undersökningen visar att Europas medelstora företag kan gå miste om 433 miljarder euro varje år. Detta är en för stor summa att ignorera. För att vinna måste de medelstora företagen kritisk granska sin verksamhet. Om den inte är effektiv är chansen stor att konkurrensen drar ifrån. 

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt digitalt arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar.

Stark avslutning på 2016 för Comprima

Vi välkomnar fyra nya kunder:

Säters kommun beställer Comprima viewer för att mäta, skissa och stämpla på digitala ritningar.

Varberg, Kumla och Hallsbergs kommuner beställer Comprimas helhetslösning bestående av digitalt arkiv, viewers, webbpublicering av bygglovsarkivet och integration med EDP Consults programvaror Bygg/Miljö-reda och Vision. Projekten kommer att levereras under första kvartalet 2017.

Comprimas e-arkiv nu även med Bank-ID

Så här lagom inför jul och nyår passar vi på Comprima på att lansera vår egen lilla julklapp, en helt ny modul som kompletterar vårt befintliga e-arkiv, viewer för bygglovs- och ritningshantering och webbpublicering. Med hjälp av vår nya Bank-ID-modul kommer endast den som är behörig att via kommunens hemsida kunna hämta upp de dokument som tillhör en specifik fastighet, exempelvis ritningar, bygglov, dokument och andra filer.

Idag används Bank-ID av ungefär 1000 företag, myndigheter eller organisationer för olika typer av e-tjänster. Störst är Swish följt av Skatteverket, Försäkringskassan, CSN med flera. Utanför bank och finans är det främst i e-tjänster som har att göra med försäkringar, pensioner och a-kassa där Bank-ID används. Och nu är också Comprima med i racet! Produktchef Thomas Danielsson förklarar vad det hela handlar om:

-Vår Bank-ID-modul innebär att vi på kommunens hemsida skapar en länk till Bygg-och-Miljölovsarkivet (Comprimas e-arkiv) där man anger att man som medborgare vill se alla sina handlingar. Via länken hamnar man hos Lantmäteriet där man gör påloggning med sitt Bank-ID och sin fastighetsbeteckning vilket då verifierar att jag är behörig. Det är ju bara hos Lantmäteriet som de här uppgifterna finns lagrade så det kan inte gå fel.

-Och då kan jag se alla dokument som rör min fastighet?

-Exakt. Allt som finns i arkivet kan man se. Dokument, ritningar och kanske även relevant e-mailkommunikation. Däremot finns ingen koppling till de pågående ärenden som kommunens bygglovshandläggare arbetar med. Den informationen finns bara i kommunens ärendehanteringssystem eller i andra verksamhetssystem. Men ingenting hindrar förstås att kommunen sparar även detta i arkivet, om det finns skäl till det under pågående process vill säga.  

-Hur fungerar det rent tekniskt?

-Hos Lantmäteriet får man en krypterad så kallad ”ticket” som säger att rätt person är påloggad och så ges access till aktuella handlingar. Men hjälp av denna öppnar vi samtidigt rätt handlingar i kommunens arkiv baserat på det unika fastighetsnumret. Det är kombinationen av FNR-nummer (fastighetsbeteckningen), personnummer och Bank-ID (som) blir en unik påloggning.

-Var kom idén ifrån?

-Det var faktiskt en av våra kunder som tyckte det var en bra idé att lägga till Bank-ID för att kunna garantera att endast rätt dokument kunde nås av rätt person. Redan tidigare hade vi på Comprima installerat Bank-ID i ett annat sammanhang så nu har vi så att säga produktifierat detta. Flera av våra kommunkunder är redan intresserade…

-Bank-ID har ju varit lite i blåsväder de sista veckorna angående säkerheten? Hur ser Comprima på detta?

-Jag ser inga problem med säkerheten i Bank-ID. Det som har varit problem är att bedragare beställt Bank-ID i andras namn och hämtat ut dessa med falska fysiska legitimationer. Det finns också bedragare som ringer upp personer och ber dom att logga in på en sajt för att byta fonder. Samtidigt loggar bedragaren in sig med personens personnummer och kommer över Bank-ID i realtid och kan länsa konton. Men man skall också akta sig för att surfa runt innan man går in på banken då vissa sidor kan vara sådana som trackar händelser man gör på nätet

För några dagar sedan berättade Johan Eriksson, VD på Finansiell ID-Teknik som utvecklar Bank-ID, för tidningen Expressen att man nu haft 5,5 miljoner nedladdningar av den uppdaterade versionen av produkten.

Lugnet råder inför julhelgerna alltså!