Utvecklingen inom E-arkiv fick ytterligare en skjuts framåt under det gångna året. Alltfler ser både ekonomin och enkelheten i att långtidsbevara sina ärenden och handlingar. När den här trenden började på allvar för en 4-5 år sedan var många fortfarande misstänksamma mot det digitala. Sjukvården såg däremot tidigt möjligheterna med e-arkiv och framför allt vinsterna med snabb tillgång till patientfakta direkt hos patienten i stället för att leta i fysiska arkiv. I akuta fall är detta bokstavligen en livsnödvändighet. Fast för många har det varit svårt att helt släppa det fysiska pappersarkivet. Det har funnits en del juridiska begränsningar men de ska vara undanröjda nu. En annan sak var att det inte bara var att köpa ett system, skanna och tänka att nu är det klart. För att fungera optimalt måste de bli intuitiva och lättare att hitta i. Men tillsammans har vi kommit långt.

Spaning 1. Plötsligt förstod alla möjligheter och vinster. Förståelsen är idag mycket större inför frågeställningar om vad som ska arkiveras, hur det ska arkiveras och hur det blir enklast att hitta efteråt. Det senaste året har det också tillkommit äldre system som ska ställas av eller uppgraderas och där informationen ska antingen migreras in in i de nya systemen och/eller arkiveras. Den nya generationens verksamhetssystem klarar att integreras med ett e-Arkiv för direktarkivering och sökning från värdsystemet..

Spaning 2. Det måste bli enklare att få med sig äldre information till nya system. I många fall har även de gamla systemen körts vidare på operativsystem som inte längre fungerar parallellt med de nya systemen. Sådana situationer håller vi på att lämna bakom oss. Inte minst för att licensavgifterna för gamla obsoleta system har tickat på och irriterat. Nu är vi på väg mot ett system där allt finns. Man skulle kunna säga att allt fler vågar släppa sargen i fråga om e-arkiv och har slutat upprätthålla pappersarkiv parallellt och/eller bevarat informationen i de olika verksamhetssystemen. Något som inte varit helt ovanligt.

Spaning 3. Arkivsökningar blir alltmer lika Google. Själva sökfunktionen blir alltmer lik vanligt googlande. Det innebär en del utmaningar när det gäller att organisera behörigheter men vi är på väg. Faktum är att det framåt ser ut att bli mer utmaningar med att förenkla och göra systemen mer intuitiva samtidigt och att de blir mycket enklare att söka i..

Spaning 4. Satsningarna betalar sig allt snabbare. Några exempel på funktioner som blivit mycket smidigare inom exempelvis den kommunala sektorn är villaägare som enkelt kunnat ladda ned tomtritningen eller söka byggnadslov utan att behöva besvära tjänstemän som tidigare. Snabbare och effektivare för alla parter, en riktig winwin. Mäklare som gärna bifogar husritningar vid husförsäljningar slipper också omständliga turer. Det ser ljust ut och nyttan betalar sig väldigt fort för de här systemen.

Spaning 5. Näringslivet börjar investera i e-arkiv. Efterfrågan på E-arkiv har länge varit stor inom myndigheter och på kommunal nivå. Men under 2019 började det komma alltfler förfrågningar från näringsliv. Främst var det logistikföretag som ville få en bättre kontroll på sitt pappersflöde och få lättare att leta upp äldre händelser. Men också friskolor ville slippa en massa papper och lagra elevinformation, betyg, personalinformation och mycket annat på ett mer sökbart och papperslöst sätt.

Överhuvudtaget är det allt fler som både vill komma åt gammal information på ett enkelt sätt genom att digitalisera alla gamla papper, skapa bra rutiner för att arkivera det nya och framför allt se till att det blir lättillgängligt genom enkla sökfunktioner. I arkiven finns ju mängder av viktiga erfarenheter magasinerade det gäller bara att hitta fram till dem på ett enkelt sätt så att vi kan dra nytta av dem.

Spaning 6. Medborgarna börjar vänja sig vid att hämta informationen direkt i arkiven. Mycket kommunal service har redan ersatts med att medborgarna själva söker fram informationen Jag ser framför mig en situation där den enskilde medborgaren loggar in med e-legitimation och får access till all väsentlig information om sig själv, sitt boende och annat värdefullt utan att en armé av kommunaltjänstemän behöver rycka ut.

Tekniken finns där. Nu behöver vi bara slipa på det intuitiva och se till att allt blir ännu effektivare.

Hans Holmqvist, VD, Comprima