Digital arkivering handlar inte bara om skannade dokument. Vidgar man vyerna får man snart klart för sig att även pensionsfärdiga IT-system kan behöva e-arkiveras, så man säkerställer historiska data och att inget försvinner.
-Inom just det området har vi byggt upp en försvarlig expertis, berättar Thomas Danielsson, produktchef på Comprima. För olika kunders räkning har vi fram till idag migrerat/konverterat ett 40-tal äldre system till vårt e-arkiv, projekt som ställer höga krav på både kunskap om teknik och kundens verksamhet.

-Just nu håller vi på med stordatorbaserat ekonomisystem från 1969, fortsätter Thomas. Vilket må vara något av en ytterlighet men det illustrerar också utmaningen i att ta sig an migrering och konvertering av system där både leverantörer och kompetensen kring systemen sedan länge försvunnit.

-Samtidigt är den offentliga sektorn bara i början av digitaliseringsresan, fortsätter Thomas. Inom de närmaste fem åren förväntar vi oss en kraftig ökning av just e-arkiv, ett system som representerar ordning och reda i organisationen och som snabbt blir navet i vilken verksamhet som helst, i synnerhet hos de som arbetar med stora mängder data och dokument. Det kan handla om avtal, ansökningar, bokföring, journaler, lönespecifikationer och andra handlingar som behöver samlas på ett säkert ställe i en IT-struktur där det är lätt att återsöka. Här sammanfaller också arkivariens roll med IT-avdelningens fokus på ett sätt som jag tror kommer att leda fram till att vi får se många nya och spännande e-tjänster i framtiden.

För att få processerna att fungera behövs både smarta och uppdaterade e-arkiv, men också kompetens kring hur man konverterar och migrerar när det är dags att ställa av uttjänta system. Comprima erbjuder sina kunder hela menyn; från digital arkivering, en Viewer för de som jobbar med ritningar, publicering av e-arkivet på nätet, men också hur man på ett smart sätt konverterar data till pensionsmässiga IT-system. Vi har valt att kalla det senare för C-Services.

-Som exempel har vi nyligen arbetat med migrering av data från ekonomisystemet Hogia till vårt e-arkiv. Tanken hos kunden har varit att ställa av systemet och få över all redovisning, fakturor och rapporter till e-arkivet, på ett sånt sätt att det ser likadant ut som om användaren vore kvar i Hogia-systemet. Vi har därför anpassat vyer, sett till att sökningar ser likadana ut och anpassat det mesta till befintligt arbetssätt och rutiner. Tekniskt har vi byggt en generell XML-Viewer som dynamiskt anpassar style-sheets efter underliggande data.

-Lite på liknande sätt har vi utvecklat fasta integrationer till andra system, bland annat till journalsystemet Cosmic som används i sjukvården. En av våra kunder har över 120 miljoner journaler men oavsett om dom återsöker i Cosmic eller i vårt e-arkiv C-Archive upplevs ingen skillnad, bildskärmarna är i stort sett identiska.

-Här finns också en frågeställning för både verksamheten och IT-avdelningen att fundera på, säger Thomas. Skall man e-arkivera periodiskt, varje dag, månadsvis eller en gång om året? Och vad händer om man beslutar om att ta ett system ur drift? Kanske man redan från början bör försäkra sig om att systemleverantören har moduler/funktioner för export av data till ett e-arkiv?

-Fram till idag har vi på Comprima kommit att arbeta med en hel del olika system, både vad gäller integration, migration och konvertering, som exempelvis nämnda Hogia och Cosmic. Men också mot Melior (journalsystem), Systeam Cross (journalsystem), ByggReda och VISION från EDP System, Castor från Prosona (kommunal ärendehantering) samt motsvarande system från Sokigo, ByggR, där vi färdigställer integrationen nu under hösten/vintern, vilket vi också gör för FormPipes Platina.
-Vi har också konverterat från andra e-arkiv-system, som exempelvis Trix och AGS. Och gått i klinch med en hel del gamla stordatorsystem.

Sedan förra sommaren arbetar Comprima i nära samarbete med Systematiq, ett IT-företag med lång erfarenhet av systemutveckling, drift, support och hårdvara. Thomas avslutar:

-Vårt samarbete med Systematiq har blivit en riktig fullträff, hand-i-handske, kalla det vad du vill. Där Comprima står för e-arkiv-kompetens och Systematiq för systemtekniken. På bara ett år har vi tillsammans byggt upp en försvarlig kompetens i samarbete med ett teknikgäng som inte backar för att ta sig an de avancerade utmaningar som ligger i att pensionera gamla IT-system, där man snabbt behöver sätta sig in i kundernas verksamhet och dagliga arbete. C-Services, som är vårt samlingsnamn för våra integrations- och migrationstjänster ser nu ut att snabbt kunna växa till en egen nisch där vi som en förlängning och komplement av vårt e-arkiv-erbjudande hjälper våra kunder med ännu en del av kakan.