Nu när allt fler organisationer och företag fått upp ögonen för e-arkivering höjs kraven sakta men säkert. Det som bara för några år sedan handlade om lagring av skannade dokument går nu i riktning mot att e-arkivera alla möjliga typer av data, gärna från äldre IT- system som skall tas ur drift. Detta har i sin tur öppnat upp en helt ny marknad för avancerade migrerings- och konverteringstjänster som vi på Comprima valt att kalla för C-Services.

-Vår långa erfarenhet som system- och produktutvecklare inom e-arkiv har även medfört att vi byggt upp en gedigen kunskap kring migrering och konvertering av data från olika IT-system till e-arkivet, berättar Hans Holmqvist, VD på Comprima Software AB.

-Vi får allt fler förfrågningar om att flytta data från IT-system som man vill släcka ner, för att på så sätt reducera höga licens- och infrastrukturkostnader och inte minst kostnaden för den interna kompetensen. Det kan vara allt från ärendehanteringssystem, journalsystem, ekonomisystem och så vidare. System som vi på Comprima under årens lopp byggt färdiga konverteringsmoduler för och som vi använder i ett flertal kundprojekt.

-Några av de system vi konverterat till vårt eller andras e-arkiv, med hjälp av våra konverteringsscript är exempelvis Platina, W3D3, ByggR, ByggReda, MiljöReda, Lex, Hogia, Trix, Magna Cura, Ecos, PMO, AGS, Webb Vas, Anton, Swedstar, Arkiva Byggreg, Alfred, Kovis, Kibi Base, Microweb och KMTech. Och vi utvecklar och förfinar ständigt fler.

Hans fortsätter:
-Just den här veckan har vi som exempel fått en förfrågan från en kund som vill ha hjälp med att flytta data från fem olika system till ett e-arkiv, äldre system som vi i samtliga fall har god erfarenhet av. Det är till och med så att när vi nu fått upp farten kan åta oss att göra de här projekten mot fastpris. Att migrera data från arkivsystemet AGS till vårt e-arkiv C-Archive är ett exempel på ett jobb vi gjort ett antal gånger nu. Och vi behöver sällan offerera vare sig projektledning, förstudier eller avancerade testförfaranden till skillnad från de leverantörer som gör sin första jungfruresa i de här farvattnen…

-Det hela går till så att vi sätter upp ett av våra script som hämtar den information som skall läsas ut ur systemet, antingen en gång för alla, eller på repetitiv basis, exempelvis en gång i kvartalet eller automatiskt/kontinuerligt om så kunden önskar. Detta till skillnad från de pre-ingest-verktyg som flera andra leverantörer tillhandhåller, som är tänkta att arkivarien själv skall använda. Men det verkar inte bättre än att dessa kan vara både svåra och komplexa att begripa sig på. Så då kan det vara både enklare och mer rationellt att en gång för alla sätta upp relevanta script, skrivna av tekniker som förstår både verksamheten, systemen och databaserna, och sedan låta allt rulla på automatiskt under överskådlig framtid.

-Hur tekniskt komplicerat är det här egentligen? Hur långt ner i tekniken måste man gräva ner sig?

-I 90 fall av 100 har kunden en SQL-databas som vi går in och hämtar information från, exempelvis diarienummer, fastighetsbeteckning, journaluppgifter dokument och metadata eller liknande data från det system det handlar om.

-Varför kan inte man inte göra det här själv?

-Visst kan man det. Förutsatt att du är en fena på SQL, har tungan rätt i mun och är lite äventyrligt lagd. Alla kan klippa sig framför spegeln också, men vanligtvis betalar vi för ett proffs att göra jobbet, eller hur?

-Det finns en yrkestitel som heter IT-arkivarie. Är inte detta vad vederbörande gör?

-Helt riktigt. Och är man en stor organisation, som till exempel en större kommun eller myndighet, så har man sannolikt idag en IT-arkivarie anställd. Men för alla de många små- och medelstora kommuner runt om i Sverige där det är kort om resurser kan Comprimas teknikkonsulter fungera som ambulerande IT-arkivarier. Konceptet med C-Services handlar mycket om detta.

Att det finns stora pengar att hämta för den som bestämmer sig för en aktiv e-arkiveringsstrategi för gamla IT-system råder ingen tvekan om. Istället för att låta systemen rulla på och kosta stora licenspengar är det helt klart mer rationellt att ta en engångskostnad för att hämta ut relevant data och sedan släcka ner det.

Hans fortsätter:
-Många IT-leverantörer tjänar storkovan på system som bara rullar på och tickar in licensavgifter. Vi har flera kunder som har hundratals system och som nu påbörjat en sanering där man succesivt lyfter ut gamla system. Låt oss säga att en större organisation har minst 40 system som borde utrangeras och som kostar både licensavgifter, drift, för att inte tala om att hålla igång den interna kompetensen. Att då ta en kostnad på 50-150 KSEK för att släcka ner allt känns närmast som en självklarhet.

-Scenariot är givetvis detsamma hos vår stora kundgrupp kommunerna, avrundar Hans. Om varje kommun i Sverige (290 st) skulle släcka ner fyra eller fem system till nämnda kostnad skulle man kunna göra en sammantagen kostnadsbesparing på flera hundra miljoner. Lägg där till alla landsting och myndigheter så blir besparingspotentialen ännu större.

-Om Du vill veta mer om våra C-Service-tjänster är det bara att slå oss en signal. Och kom ihåg att våra tjänster inte nödvändigtvis bara handlar om projekt knutna till våra produkter. Den ambulerande IT-arkivarien är snarare vad det här handlar om…