På den gamla goda tiden när datorn var ung var arkivariens givna IT-verktyg det så kallade arkivredovisningsystemet. Här höll man reda på alla dokumenten i rullskåpen och dess mängder av mappar. Idag ser det lite annorlunda ut men arkivredovisningsystemet lever fortfarande i högsta välmåga och har idag transformerats till ett modernt IT-verktyg som håller rätt på både kundens verksamhet, processer, handlingar och aktiviteter. Hos IT-leverantören Knowit hittar vi just ett sådant system, med namnet KLARA.

På Knowits kontor, inte långt från Stockholm Central, träffar vi Håkan Gustafsson, Verksamhetskonsult i den grupp av ca 40 medarbetare som är dedikerade till det som brukar kallas ECM – Enterprise Content Management – det vill säga allt som rör sig mellan skanning, processer, dokumenthantering och e-arkiv. Hos Knowit jobbar man långsiktigt med sina kunder, som hittas i mängder av branscher, exempelvis Polismyndigheten, Stockholm- och Göteborgs Stad som sina största kunder.

Håkan berättar:

-Vårt system för informationsredovisning dvs KLARA har varit med sen det sena 80-talet nu, och är ett utmärkt exempel på ett IT-system som både hängt med, men också utvecklas till att bli ett centralt system hos de organisationer som använder det. KLARA innehåller funktioner som bygger klassificeringsstrukturer men även definierar systemmiljöer där elektroniska handlingar finns och används. Klara tydliggör på så sätt relationen mellan verksamhet och information och ersätter dokumenthanteringsplaner som det självklara verktyget för dokumenthanteringen. Självklart finns också de klassiska funktionerna som känns igen i arbetet med att ordna och förteckna arkiv kvar. Exempelvis arkivbeskrivning, arkivschema och möjligheten att skapa utskrifter av etiketter och rapporter. KLARA följer självklart riktlinjerna i Riksarkivet författningar, samtidigt som det är anpassningsbart. För de kunder som har ett e-arkiv på plats kan KLARA spela en viktig roll i åtkomst av den arkiverade informationen. Det kan bli organisationens stöd för bevarande och historik, hela vägen från datafångst till e-arkivet.

För statliga myndigheter, kommuner, eller varför inte privat verksamhet söker man sig ner i verksamhetsstrukturen för att hitta enskilda dokument, se hanteringsanvisningar för processens information eller ta fram underlag för avancerad statistik. För en bygglovschef i en genomsnittlig svensk kommun skulle detta kunna innebära att man 1) får stöd i dokumenthanteringen i arbetsprocessen, 2) alltid har koll på vad som ligger i ”röret” och 3) kan hitta enskilda ärenden i ett e-arkiv.

De långsiktiga vinsterna med att arbeta med KLARA ligger i möjligheten att styra och ha ordning och reda i den dokumentation man har, säger Håkan. Vi jobbar i en komplex värld av IT-system och i dessa system finns handlingarna. Speciellt inom offentliga verksamheter som är hårt styrda av sitt regelverk blir översikt och möjlighet att nå information och handlingar där dessa finns av största vikt.

Håkan avrundar:

-Med KLARA på toppen och en fungerande integration till ett e-arkiv ser vi stora möjligheter till synergier och samordningseffekter och att tillhandahålla en digital struktur för alla de organisationer som idag arbetar med att digitalisera sig. I integrationen finns ett värde som Knowit och Comprima vill ge sina kunder.  När allt sedan rullar i produktion kan också arkivförteckningen i KLARA exporteras till format för slutleverans till Riksarkivet eller annan arkivmyndighet.

Vill Du veta mer om KLARA från Knowit, eller C-Archive från Comprima, kontakta:

Thomas Danielsson, Produktchef Comprima: epost: Thomas.danielson@comprima.se

Håkan Gustafsson, Verksamhetskonsult, Knowit, epost: hakan.gustafsson@knowit.se