I Gävle har man i år blivit fler än 100 000 innevånare vilket för kommunen innebär ökat tempo i det ständiga arbetet med att bli bättre och snabbare i sin service. Självklart är IT ett av de strategiska områdena och just här visar det sig att bygglovsavdelningen ligger långt fram i arbetet.
-Det viktigaste för oss är digitaliseringen och kvalitetsarbetet”, berättar Åsa A Larsson, bygglovschef i kommunen. ”Här kan vi göra stora effektiviseringar om vi har tillgång till moderna verktyg. Då kan vi leverera på nya och smartare sätt till våra medborgare.

Det har varit en lång resa och ett hårt arbete för bygglovsgänget i Gävle med ett omfattande projekt som började med att revidera processer för att sedan byta ut det gamla ärendehanteringssystemet ByggReda mot EDP Consults nya version VISION. Till detta har man precis i dagarna kopplat på Comprimas e-arkiv C-Archive samt ritningsviewern C-Viewer. All mikrofilmshantering och pappersarkivering är historia och ersatt av ett digitalt arbetssätt. I början på nästa år kommer man också att tillgängliggöra ritningsarkivet via kommunens hemsida så medborgare och mäklare kan hämta hem vad de önskar, oavsett tid på dygnet. Ovanpå allt detta kommer man sedan centralt från kommunens IT att lägga en splitter ny e-tjänsteplattform där medborgarnas olika ärenden samlas under en hatt, oavsett om det är bygglov eller andra ärenden.

-När man går från att vara en stor småstad till en liten storstad händer det saker”, säger Åsa. ”Det är helt enkelt något av en magisk gräns. Större företag får upp ögonen för kommunen och då krävs det att man jobbar smart. Då måste vi lära oss att växla upp.
Vi kan heller inte bara bli fler anställda utan måste i första hand effektivisera. Idag är kvalitetsarbetet ständigt närvarande hos oss och vi har ett stort engagemang från personalen oavsett om det gäller att skapa en ny checklista eller hitta nya rutiner. Vårt mål är att det skall vara ENKELT att jobba.

Idag är man 25 medarbetare på Gävles bygglovsavdelning och man har satsat mycket på att hitta rationaliseringspotentialer, kapa hörn och ta bort onödigt arbete. Åsa fortsätter:

-Vi kunde till exempel snabbt se att 20-30% av en heltidstjänst användes för att skriva ut och skicka ritningar med post. Bara där kunde vi spara in tid och pengar. Och med ett digitalt arbetssätt finns ju också möjligheten att tillgängliggöra oss för medborgarna som på ett helt annat sätt nu kan bli delaktiga.

-Är det hård press på bygglovssidan? Hur mycket byggs det i Gävle just nu?

-Förra året fick vi in c:a 1000 bygglov och jag tror vi hamnar där i år också. Det betyder att vi ökat med ungefär 100-150 ärenden per år, vilket är mycket för oss. Förra året beviljade vi lov för 840 bostäder vilket skall jämföras med när jag började här för åtta år sedan, då vi kanske hade 150. Nu är det stora kvarter jämfört med enstaka villor för några år sedan.

-Kommer digitaliseringen innebära att ni kan sänka priset på byggloven?

-Med mer digitalisering och effektivisering kan det möjligen komma att innebära att vi kan bli billigare, ja. Men vi har nyligen också gjort om vår taxa som nu helt baserar sig på SKLs nya modell som utgår från nedlagd tid. Många bäckar små gör att vi kan kapa tid och därmed kostnader. Med våra nya e-tjänster som gör det hela avsevärt smidigare och ett e-arkiv som en del i processen behöver vi heller inte skicka material för analog arkivering. Varje timma innebär en besparing.

Startskottet för digitaliseringen av bygglovsavdelningen i Gävle gick den 1 november så just i dagarna är man precis i början av resan. Praktiskt betyder detta att man från och med nu inte skapar några nya mappar med pappersdokument. Istället görs allt digitalt, från inkorg till utkorg, fram till att man sätter OK på att ärendet avslutas och lagras i Comprimas e-arkiv. Från bygglovsavdelningen verksamhetsarkiv kommer ärendena så småningom också hamna i kommunens gemensamma digitala slutarkiv, när det kommer på plats.

-Gick det bra att införa e-arkivet?

-Vi har varit jättenöjda med Comprimas insats och känt oss mycket trygga hela vägen. Jag tror det hela gick på en tre-fyra månader vilket är strålande. Ett professionellt genomfört projekt i alla avseenden. Från vår sida måste jag också framhålla min projektledare Jonna Sahlberg som har lett alla projekten och sett till att allt hamnat på plats, från VISION till Comprima och mycket därtill. Utan henne hade vi inte nått fram till där vi är idag. Cred där cred hör hemma, säger Åsa med ett leende.

-Vad står härnäst på listan?

-Att få en likvärdig hantering och bättre granskningsmallar för olika typer av ärenden. Checklistor helt enkelt. För vad som specifikt skall kollas för ett bostadsområde, en villa, ett garage och så vidare. För en viss typ av ärenden vill vi ju ha detaljritningar och för andra kanske ett utlåtande från en tillgänglighetsansvarig. För att bli maximalt effektiva är det ju bra att vi begär in allt detta redan från början.

-Vilket samarbete har ni med andra kommuner?

-Vi har ett jättebra samarbete med vad vi kallar för 7-stad vilket består av Västerås, Örebro, Eskilstuna, Linköping, Uppsala och Norrköping kommuner. Vi är alla ganska jämförbara. Ungefär lika stora och alla ligger en bit från Stockholm. Sen deltar vi förstås också på konferenser, som till exempel på FSBI (Föreningen Sveriges Byggnadsinspektörer) där vi träffar kollegor från hela landet.

-Vad säger personalen nu när det digitala startskottet gått?

-Det är förstås lite nervöst men alla tycker att det är bra, och framför allt något som alla vill. Men vi har haft ett tufft år där vi i takt med de nya systeminstallationerna hela tiden fått skruva i arbetssätten och hur jobbet skall utföras. En del har varit otåliga, exempelvis de som jobbar med tillsyn stod nästan och hoppade och väntade på att få börja,  avrundar Åsa.

Engagemanget och entusiasmen är utan tvekan stor hos bygglovsavdelningen i Gävle och viljan till förändring tycks redan sitta i väggarna. Det råder ingen tvekan om att här kommer att hända mycket framöver i ett projekt som andra kommuner kan låta sig inspireras av, i delar eller helhet. Det skall bli spännande att komma tillbaka om ett år eller så och se hur långt man har hunnit. The sky is the limit, som det brukar heta…