-Efter att ha växt kraftigt under tre år kan vi på Comprima idag stolt räkna in +80 kommunkunder som dagligen använder vårt e-arkiv och vår ritningsviewer i sina bygglovs- och miljöprocesser, berättar Hans Holmqvist, VD på Comprima Software. Ytterligare ett 40-tal potentiella kunder står för dörren så det råder ingen tvekan om att digital arkivering nu börjar bli en etablerad standardprodukt i den kommunala ärendehanteringsprocessen.

Comprima har ju kommit att bli något av en hovleverantör till de svenska kommunernas bygg- och miljöavdelningar där man tar emot, hanterar och beviljar bygglov och miljöärenden. Samtidigt är det inget som säger att samma e-arkiv också kan användas som kommunens slutarkiv i mängder av andra e-arkivsammanhang.
-Inom landstingsvärlden, där vi också levererar vårt e-arkiv, handlar det mycket om journaler och migrering av data från uttjänta IT-system, berättar Hans.

-Det skall sägas i sammanhanget att man inte behöver haka upp sig på skanning av gamla dokument, ett projekt som kan kännas nog så omfattande och lätt bli en showstopper då den upplevs som kostsam. De flesta av våra kunder har istället först tagit beslutet att jobba digitalt, sedan tagit skanningen steg för steg över tid.

Från A till Ö

Men om man nu inte ens börjat, hur går man då bäst tillväga för att skapa en robust handläggning som slutar med en tillförlitlig och säker e-arkivering?

Vi ringde upp Olle Ebbinghaus på Dokumentinfo i Jonsered utanför Göteborg, ett företag som arbetat med informationshantering i både analog och digital form under femton år, och som vet hur man får till det utan att trampa i klaveret.

-Om man nu inte ens börjat med vare sig skanning eller ägnat en endaste tanke åt e-arkivering, hur kan man då snabbast komma i mål?

-Det första man måste tänka på är att det inte finns något egenvärde i att etablera digitala flöden och e-arkivering, berättar Olle. Det gäller att hitta skälen som är viktiga ”just för oss” i vår organisation. Först och främst måste man svara på frågan ”varför ska vi göra detta?”. Skälen till att man skannar och e-arkiverar egenproducerade dokument, ritningar eller annan data varierar. Vet man inte varför är det svårt att veta vad som ska skannas/e-arkiveras och hur det ska göras.

I grunden handlar det om att svara på ett batteri av enkla frågor:

  • Varför ska vi skanna? Vad ska skannas? I vilken upplösning och vilket format ska vi skanna?
  • Vad har vi behov av att hantera digitalt? Vilka behöver kunna ta del av materialet? Hur snabbt ska det ske?
  • Hur länge behöver det som e-arkiverats finnas kvar? Finns det arkivkrav och externa regler?

När man tagit reda på detta kan man börja med ett provskott och pilotprojekt. Exempelvis i samarbete med olika leverantörer för att ”komma igång” och dra praktiska slutsatser. Det gör att det snabbt blir tydligt vad som krävs och vilka frågeställningar man eventuellt kan behöva fundera mer kring, innan man börjar på riktigt. I detta skede kan det också vara aktuellt att prata med andra organisationer som arbetat med liknande lösningar.

Skanning av dokumenten

Vad kostar det då att dra igång ett skanningsprojekt? Exempelvis av kommunens bygglovshandlingar. Göran Axelsson, affärsområdeschef för digitala tjänster hos Depona, ett av Sveriges ledande företag inom skanning svarar i luren när vi ringer upp:

-Om vi tänker oss ett scenario med en liten kommun som har en 5,000 bygglovsakter i sitt pappersarkiv, med ca 6–7 dokument i varje akt bestående av ritningar och diverse dokument, så borde priset landa någonstans runt 90–120 SEK/akt, berättar Göran.

-När det sedan gäller genomförandet så kommer vi och hämtar allt på plats, sannolikt i ett antal omgångar för att inte påverka pågående arbete allt för mycket. Därefter skannar vi och registrerar de metadata vi kommit överens om med kommunen (vanligtvis 5-6 fält) och levererar sedan det digitala materialet rakt ner i Comprimas e-arkiv. Därefter kan kunden välja om vi skall återsända dokumenten, lagra dem hos oss eller destruera det.

-Hur långt tid tar det?

-Har man väl bestämt sig, avslutar Göran, så skulle vi kunna genomföra ett projekt i expressfart, vilket då skulle innebära en 2-3 månader. Mer vanligast är att det tar en 4-6 månader.

Ansökan, ärendehantering och e-arkivering

System som hanterar medborgarnas bygglovsansökan via webbformulär levereras snabbt och smidigt av exempelvis företaget Mittbygge. Ärendehanteringssystem finns hos EDP Consult, Sokigo eller hos Prosonagruppen. Och i slutet av den digitala processen kopplar man sedan på Comprimas e-arkiv, via färdiga integrationsmoduler till nämnda system. Därefter publiceras alla ritningar på kommunens hemsida via Comprimas C-Webb-modul så medborgare och mäklare snabbt och enkelt kan ladda ner det som efterfrågas. För att uppfylla GDPR kan man via Bank-ID inloggning nå samtliga dokument som exempelvis hör till en fastighet.

-En produkt som också bör nämnas och som är helt fristående från Comprimas e-arkiv är C-Viewer, vår ritningsviewer som utvecklats för och tillsammans med svenska bygglovshandläggare och som idag används av fler än +1000 handläggare i 75 svenska kommuner. Med hjälp av C-Viewer kan man mäta, notera och kontrollera i de digitala ritningarna i en produkt som uppskattas stort av användarna och som vi just nu har en drive där man kan testa produkten gratis i 3 månader för att själv utvärdera, avrundar Hans. Vill du testa produkten själv, så skicka bara ett mail till christer.sundberg@comprima.se så får du länkar för att ladda ner en testversion.

Vill Du veta mer om hur du kommer igång med e-arkivering och den digitala bygg- och miljöprocessen, så bara en signal till oss på 0733-44 75 69.

Vi ser fram emot att få höra av Dig!