Det är full fart hos Comprima även om sommaren står inför dörren. Intresset är stort för våra e-arkivlösningar och inte minst för digital byggglovshantering som vuxit till att bli ett av våra specialområden. Under året som gått har vi haft förmånen att göra flera nya affärer och lägga till många nya kunder på listan, något vi är mycket glada och stolta över. Men så här innan semestrarna börjar på allvar är det kanske ändå dags för en smula reflektion, för att betrakta vad som är bra och dåligt på marknaden men också för att blicka lite framåt…

-”Under tre år har vi åkt land och rike runt och träffat mer än hälften av landets 290 kommuner”, säger Hans Holmqvist, VD hos Comprima. ”Och nog kan vi konstatera att det tagit fart ordentligt nu. Intresset för digital arkivering är större än någonsin och förra året fick vi möjlighet att avsluta 15 nya affärer, något vi tror vi kommer att upprepa både i år och under de kommande åren. Kanske till och med ännu fler…”

-Att Comprima ökar sin omsättning med 35% mellan 2015 och 2016 vittnar om framgångarna, men vad är egentligen de bakomliggande faktorerna?

-”Hos landets kommuner handlar det om digitalisering och ökade krav på effektivisering”, konstaterar Thomas Danielsson, Comprimas produktchef. ”Att hos en bygglovsavdelning ha ritningar på papper i ett arkiv i källaren, eller på mikrofilm, börjar helt enkelt bli otidsenligt samtidigt som medborgarna kräver digitala processer där de snabbt kan klara av sina bygglovsansökningar över nätet, närhelst de önskar. Samtidigt finns det också mängder av gamla IT-system som skall pensioneras och där data behöver e-arkiveras på ett strukturerat sätt, ett problem som många skjutit framför sig. Men när supporten på de gamla systemen plötsligt upphör måste man ta tag i detta. Länge har man sagt att det där löser sig men nu kommer man inte undan längre.”

-Vad händer framåt på den svenska e-arkivmarknaden?

-”Vi är idag en handfull seriösa leverantörer inom det här området”, säger Hans. ”Vilka dom är kan man lätt få fram om man tittar på genomförda upphandlingar och ser vilka som vinner. Jag skulle tro det finns en bra framtid för oss alla men utvecklingen framåt kommer sannolikt innebära en ökad specialisering mot olika verksamhetsområden.”

– ”Det finns också massor att göra vad gäller att hantera export av data ur avställda IT-system. I alla fall fram till den dag då all världens systemleverantörer inser att man måste standardisera så att kunderna kan hantera sin e-arkivering på ett effektivt sätt. Fram till dess kommer det behövas erfaret systemfolk som förstår vad som är väsentlig information och metadata som skall plockas ut ur de gamla systemen. Redan nu ser vi en sån specialisering växa fram på den svenska marknaden, där vi på Comprima arbetar med kommuner och landsting och där en annan leverantör exempelvis går på djupet med universiteten osv. I ett nötskal skulle jag säga att ett e-arkiv kan du köpa på fem minuter men att sedan fylla det med information på ett strukturerat sätt, det är då prövningarna börjar. Jag skulle tro att utvecklingen framåt blir lite grand som då alla image-formaten en gång i tiden tog form (TIFF, JPG, PDF-A osv). Det vill säga marknaden kommer självt att skapa och utveckla de export-paket-format som behövs för att föda e-arkiv-systemen med relevant data. Fram till idag har det ju också varit i IT-leverantörernas intresse att ”låsa in” data i sina system för att på så sätt behålla kunderna längre men den strategin håller inte längre, speciellt inte när det är dom själva som vill stänga ner äldre versioner av sina system.”

-Hur står det till med den kommunala upphandlingen av e-arkiv just nu? Jag tänker då framför allt på rådande ramavtal med SKL, Sveriges Kommuner- och Landsting…?

-”Ett nytt SKL-avtal är ju på gång”, kommenterar Hans. ”Men det finns helt klart potential för förbättring. Framför allt är det mycket irriterande att vi som leverantör först skall svara på +100 frågor för att komma med i SKLs ramavtal….för att sedan svara på samma +100 frågor en gång till varje gång en enskild kommun går ut i upphandling. Det är knappast effektivt vare sig för oss eller kommunerna. Möjligen är det mumma för upphandlingskonsulterna som tjänar storkovan.”

-Hur skulle det se ut om du fick önska?

-”Det är bara att välja. Antingen en mer minimalistisk lösning där SKL pekar med hela handen på ett utvalt antal leverantörer som man anser vara affärsmässiga, långsiktiga och som man verifierat som seriösa och stabila. Punkt slut. Alternativt en funktionell och prismässig genomlysning ungefär som nu, men då utan att processen upprepar sig varje gång en kommun skall handla upp.”

Men mest av allt önskar sig nog både Hans och Thomas att kommunerna inte låser fast sig i stridigheter där man positionerar sig internt om vem som skall ha initiativet vad gäller införande av e-arkiv-lösningar.

-”Ibland stöter vi på en hållning där man centralt vill köpa in ett monolitiskt e-arkiv som skall täcka in precis allt som rör sig inom kommunen. Hos en potentiell kund, en kommun där vi varit i kontakt med bygglovsavdelningen som vill köpa en digital lösning för sitt ritningsarkiv, finner man sig plötsligt vara i intern konflikt med ett ”kommunstrategiskt projekt för införande av ett gemensamt e-arkiv”, ett projekt som har siktet inställt på att påbörja e-arkiveringen om sisådär två-tre år eller så. Konsekvensen blir att bygglovsavdelningens effektiviseringsambitioner både bromsas och fördyras av ett onödigt centralistiskt tänkande. Så får det i min mening inte gå till. Här slösar man friskt med skattebetalarnas pengar till förmån för en intern maktkamp som stoppar upp en effektivisering som siktar på att snabbt komma medborgarna till godo.”

-”Ett annat problem som vi sett många gånger är att flera kommuner köpt så kallade generella ärendehanteringssystem, där den i och för sig goda tanken varit att frälsa alla men där ingenting tycks ha blivit bra för någon. Istället har dessa system över tid kommit att ersättas med ärendesystem specialiserade på de många nischerna inom den kommunala hanteringen. På samma sätt bör man tänka vad gäller e-arkiv. Det går helt enkelt alldeles utmärkt att ha flera e-arkiv i en kommun, specialiserade inom olika verksamhetsområden. Och behöver man konsolidera dem någon gång i framtiden, ja då är det väl bara att göra det. Men att låta sig stoppas av något allomfattande mega-strategiskt tänkande är i min mening fel. Just do it, är mer av vår filosofi”, avrundar Hans med ett leende…