Under nästan ett decennium har Skövde kommun arbetat med att utveckla sin ritnings- och bygglovshantering med hjälp av Comprimas e-arkiv och viewers – en lång resa som inneburit ny kunskap och erfarenheter samtidigt som man lyckats ligga helt i fas med digitaliseringen av Sveriges myndigheter.

-”Idag har vi stor nytta av vårt digitala ritningsarkiv”, berättar Susanne Johansson, verksamhetsutvecklare på Sektor Samhällsbyggnad i Skövde kommun. ”Många kunder använder sig nu dagligen av systemet, både mäklare, mindre entreprenörer och enskilda medborgare och alla är mycket nöjda.”

I Skövde kommuns e-arkiv lagras idag över 160 gigabyte bestående av 600.000 filer med bygglovsritningar ända tillbaka till 1850-talet, som dokumenterar allt från fasader, plan- och tekniska lösningar. Allt kan laddas ner som en digital kopia vilket i sin tur sparar många timmars arbete för just mäklare, som slipper springa upp till kommunens kontor för kopiera. Men också för den enskilde medborgaren som planerar en om- eller tillbyggnad hemma i huset. Allt kan nu skötas över nätet, när som helst på dygnet.

Skövde kommun har länge legat steget före och bygglov och ritningar är bara en av de många e-tjänster som kommunen idag erbjuder via sin webbsite. Här kan man också hitta tjänster inom barnomsorg, skola, idrott, bibliotek, sociala tjänster, trafik och infrastruktur. Och för den som innehar ett serveringstillstånd kan man till och med anmäla sin egen kryddning av snaps!

Åtta år med e-arkivering

-”Vi började 2008”, berättar Susanne. ”Det var då vi på Samhällsbyggnad köpte in Comprimas e-arkiv som en kommunlicens som ersatte en Access-databas. Två år senare började vi aktivt använda systemet i samband med att vi startade ett projekt för digitalisering av bygglovsprocessen. Men innan det hade vi redan mikrofilmat och skannat allt material.”

-”Då vi började på allvar, omkring år 2010, pratade man mycket om ”e-arkiv” i mer allmänna termer. Vi låg ganska långt före och beslutade oss då för att använda Comprima som ett permanent mellanlagringsarkiv till dess vi visste exakt vad vi skulle göra. Och än så länge är det ingen som tagit ställning för att göra något annat vilket visar att vi valde rätt väg redan från början.”

-Hur många använder e-arkivet idag?

-”Ritningsarkivet används av medborgarna. Internt på kommunen använder vi vårt verksamhetssystem från vilket våra handläggare söker i arkivet. För medborgarna visas bara det som vi bestämt skall visas men alla där ute kan logga på och söka fram det de behöver, förutsatt att de vet rätt fastighetsbeteckning förstås.”

Digitala skolbetyg

Sedan ungefär ett år tillbaka har man också lanserat en helt ny tjänst som även den använder sig av Comprima, en databas med digitala skolbetyg som Håkan Andersson, administratör och arkivansvarig hos Skövde kommun ansvarar för. Här kan man ladda ner en kopia på betyg som man fått i en skola i Skövde.

”Tidigare var vi tvungna att kopiera betyg för hand eller skanna och skicka som PDF-filer med e-mail eller som papperskopior med brev. Nu är processen helt digital och vi skannar betyg till Comprima och använder sedan e-tjänsten som åtkomstverktyg för medborgarna. Man kan fortfarande få papperskopior om man vill men trenden är tydlig: de flesta vill ha digitala kopior.”

-Tror Ni det finns det några säkerhetsrisker?

”Det finns inga säkerhetsrisker hos oss vad jag kan se, vi handhar bara de betygskopior som vi fått från skolorna. Det skulle i så fall vara om privatpersoner väljer att manipulera sina betyg med hjälp av en dator vilket vi inte kan råda över. Men det händer faktiskt att jag får samtal från företag som vill kolla upp att personer faktiskt har de här betygen, så det kan nog hända att en och annan försöker. Rutinerna har blivit lite annorlunda i en digital värld, avslutar Håkan.

-Hur har samarbetet med Comprima fungerat genom åren?

-”Det har varit väldigt bra”, säger Susanne. ”Framför allt skulle jag gärna vilja lyfta den tekniska kompetensen där vi jobbat väldigt bra tillsammans under åren.”

-Vad händer framöver?

-”Vi ser ju många möjligheter att använda e-arkivet som en integrerad del i vår e-tjänste-plattform och det är alltid något man kan bygga vidare på. Idag är ju alla också mer digitala än när vi började, en process som med all sannolikhet kommer att gå snabbare framöver, både hos oss och hos medborgarna. De flesta sköter ju kommunikationen med oss via sina datorer eller mobiltelefoner och papper blir allt mer sällsynt.”

Arbetet fortsätter både hos Skövde och hos mängder av kommuner runt om i Sverige. Vi på Comprima upplever att bara under det senaste året har e-arkivering och digitalisering av bygglovsprocessen skjutit fart ordentligt. Så skall man sammanfatta så kan man lugnt säga att det just nu är någonting på gång i landets 289 kommuner!

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt digitalt arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar.