Ibland går det fortare än man tänkt sig, vilket det gjorde hos Älvkarleby Kommun som efter inspirationsbesök i Gävle Kommun tog ett snabbt beslut att installera både Comprimas E-arkiv, Viewer och webbpubliceringsmodul. I december 2018 fastställde man tid- och projektplan och i början på maj har man precis dragit igång användandet av C-Archive, integrerat med EDP VISION.

På kommunens kontor i Skutskär träffar vi Malin Lidow Heneryd, kommunens Bygg- och Miljöchef, tillsammans med Sandra Brandt, Administratör och Systemförvaltare för både EDP VISION och Comprimas e-arkiv C-Archive. Det är också Sandra som varit kommunens projektledare för installationen.

-Hur började det hela?

-Sen tidigare har vi haft ett samarbete med bygg- och miljö i Gävle, som under förra året digitaliserade hela sin byggavdelning, berättar Sandra. Jag fick en presentation av dem och tyckte det hela såg fantastiskt bra ut. Så alla vi på Bygg- och Miljöavdelningen i Älvkarleby åkte dit för att få en gemensam dragning och kände oss väldigt positiva när vi hade varit där. Därefter tog vi kontakt med vår grannkommun Tierp och diskuterade om vi kunde göra något tillsammans.

-Vi ville gärna pröva Gävles modell, men också att göra det lite efter egen smak, säger Malin. Vi hade flera interna möten och pratade mycket om att jobba inifrån och ut, det vill säga att först fastställa de interna processerna så alla medarbetare skulle känna sig bekväma med att byta från manuellt till digitalt och samtidigt bidra med hur de såg på att jobba i en modern miljö. Därefter kunde vi ta ett gemensamt beslut där alla var med på att den 1 maj 2019 kör vi digitalt och papperslöst.

-Fanns det något som ni var rädda för skulle bli fel?

-En synpunkt var att man var rädd för att tappa bort handlingar, berättar Sandra. Därför gjorde vi en hel del riskanalyser, viket var jättebra, så vi fick upp fram alla orosmoment och allt som potentiellt skulle kunna bli negativt. Sedan jobbade vi oss igenom alla frågeställningar, vilket vi fortfarande gör i återkommande möten inom hela bygg- och miljöavdelningen för att stämma av att allt fungerar som det skall.

-Kommer pappersarkivet finnas kvar hos Er?

-Det har vi faktiskt inte tagit ställning till ännu, säger Malin. Det finns väl ingen kommun som inte har platsbrist så det är möjligt att vi avvecklar det i en framtid. Nu så här inledningsvis sparar vi inte längre inkomna pappershandlingar, dom finns kvar hos oss en månad, sedan slängs de. Anledningen till det är att handläggarna då skall ha tid att hinna upptäcka om det är dålig kvalitet på till exempel inskanningen.

Malin fortsätter:

-Just nu är vår omedelbara vinst med att digitalisera att snabbt kunna hitta rätt handlingar där vi redan sett att vi kan spara en hel del tid och bli effektivare. När det sedan gäller skanning av hela arkivet gör vi det manuellt för att också passa på att rensa i handlingarna och försäkra oss om att rätt material ligger sorterat på rätt fastighet

-Har ni redan sett någon effektivitetsökning?

-Det är lite tidigt att svara på ännu, men vi ser absolut möjligheterna. När vi nu börjat arbeta aktivt med digitalisering ser vi att det finns nya sätt att jobba som gör helheten bättre. Vi har också börjat titta på hur vi kan arbeta mer mobilt och då kan man ju lätt se hur vi kan bli mer effektiva. Vi har många tankar kring hur vi skulle kunna jobba och just nu har vi en diskussion med vår IT om hur det skulle kunna se ut. Tekniken finns, det är bara en fråga om vad vi som kommun kan och får göra. Att bygga upp e-tjänster är exempelvis något vi i likhet med många andra kommuner jobbar på.

-Om Ni skulle sälja in Älvkarleby Kommuns främsta värden till mig, vad står då högst på topplistan?

-Finare natur får du leta efter, säger Sandra och berättar att hon tidigare bodde i Stockholm. Det tar fem minuter innan du är ute i skogen, här finns jättefina vandringsleder, bra laxfiske, sandstränder längs älven i en väldigt trygg kommun. Och heller inte långt från två storstäder…

-Hela Älvkarleby Kommun har ju ett väldigt bra läge, avrundar Malin. Vi ligger ju bara en och en halv mil ifrån Gävle och åtta från Uppsala och har hela tre tågstationer i kommunen, Marma, Älvkarleby och Skutskär. Vårt mål är att öka vår befolkning genom att erbjuda attraktiva boendemiljöer nära havet och naturen samtidigt som vi har bra kommunikationer med järnväg med bara 11 minuter med tåg till Gävle. Just nu ser vi en bra efterfrågan på villatomter här i Skutskär med bra priser jämfört med grannkommunerna. Sen tittar vi på hur vi skulle kunna utveckla området runt stationen, där det idag inte finns någonting, och hur vi sedan kan förnya vårt centrum. Sen jobbar vi en hel del på att få hit fler besökare och turister, där vi precis lanserat en helt ny digital portal för besöksnäringen tillsammans med Tierp.

Sandra avslutar:

-Inte minst har vi ett damlag i bandy i Skutskär som inte går av för hackor. Förra året blev de svenska mästare efter seger med 3-2 i SM-finalen mot AIK.

Det går fort framåt nu…