Hos Föreningen Centrum för Näringslivshistoria arkiverar 350 kända svenska företag sina handlingar från anno dazumal till nu. Här har man i mer än 40 år specialiserat sig på bevarande av företagens historia, men också se till att den används aktivt i marknadsföringen när det passar. Sedan någon månad tillbaka finns också Comprimas e-arkiv C-Archive med i utbudet så nu är det både analog och digital arkivering som gäller.

Arkivchef Per-Ola Karlsson tar emot på CfNs kontor i Stockholm, inte långt ifrån Ulvsunda Slott, tillsammans med kollegorna Cecila Bohlin, IT-strateg och ansvarig för digitalt bevarande och Karin Appell som är IT-arkivarie. I fastigheten finns även tjänstemännens- och akademikernas arkiv TAM-arkiv, så sammantaget är det ett riktigt arkiv-Mecka som finns här mitt i Bromma, precis där Tvärbanans spårvagnar rullar ut på bron över Ulvsundasjön.

CfNs verksamhet skulle man egentligen kunna skriva hur mycket som helst om. Alla deras medlemmar och kunder, de 350 svenska företagen, har ju sin unika och spännande historia, en berättelse som finns bevarad i foton, mötesprotokoll, marknadsföringsmaterial, affärsavtal, personaltidningar och mycket annat. Under de senaste åren har CfN vuxit kraftigt och idag har man kunder i nästan alla branscher och i arkivet finns 70,000 hyllmeter, huvudsakligen historiskt material.

-Vilken är CfNs största kund?

-Det är nog Ericsson, berättar Per-Ola. Men även Skandia, ICA, SEB, Svenskt Näringsliv, Handelsbanken och Systembolaget är stora kunder som vi under de senaste åren haft mycket nära samarbete med.

-Vilken är Er affärsidé?

-Att vara ett slutarkiv för företagens historiska material. Vi arbetar med vad vi brukar kalla en depositionsmodell vilket innebär att kunderna levererar sitt material hit varefter vi hanterar det åt dem. De ÄGER alltså fortfarande sitt material men betalar för hyllmeter och den service de väljer att få på löpande basis, exempelvis återsökningar i arkivet närhelst de önskar. Vi tar hand om allt och ser till att allt blir sökbart.

-Men det finns också fysiska prylar i arkivet?

-Jodå, skrattar Per-Olof. Det finns en hel del. Exempelvis i Berns Salongers arkiv finns en hatt som Karl Gerhard hade på sig i någon revy och i Svenskt Näringslivs arkiv finns det en sten som kastades in i JA till Europas kampanjkontor. Men också mängder av telefoner från Ericsson eller produktförpackningar från Arla eller Marabou. Men till största delen är det självklart papper, alltså klassiskt bevarandevärt material som till protokoll, beslutsdokumentation, årsredovisningar, fotografier och film, handlingar som rör grundarna av företaget och som berättar om hur verksamheten drivits, nyckelhändelser, utredningar och annat. Det kan vara sånt som rör varumärket, patentansökningar, upphörda patent med mera.

Övergripande kan man se CfN som en slags outsourcing av arkivet. Istället för att kunden skall ha sitt eget fysiska arkiv, inklusive personal, alltså arkivarier, så levererar de materialet till oss och vi hjälper dem. Idag är vi 40 anställda varav ungefär hälften jobbar med arkivfrågor. De andra är vår redaktion som jobbar med berättande, alltså en mer kommunikativ vinkel på hur man kan använda arkiven i den dagsaktuella marknadsföringen. Vi har också ett eget bokförlag som idag producerar 8-10 titlar om året, böcker som vi antingen själva tar initiativ till eller som görs i samarbete med våra kunder. Ett exempel är en spännande bok som vi gjorde om den svenske brännvinskungen LO Smith, mannen på sigillet på Absolut Vodka-flaskorna, åt Absolut Company.

-Och nu erbjuder Ni även e-arkivering. Hur har resan varit där?

-Redan runt 2005 började vi få digitala leveranser, då i form av CD- eller DVD-skivor, ofta med fotografier, filmer eller reklammaterial. Eller så kanske det kom en samlad dokumentation kring en fusion eller ett företagsköp, material som vi på den tiden helt enkelt ställde på en hylla i arkivet. Samtidigt hade vi också digitaliserat en hel del material åt våra kunder och insikten om att vi måste kunna ta hand om allt detta på ett mer strukturerat sätt växte.

Omkring 2008 fick vi stöd från Wallenbergstiftelsen för att fundera lite mer kring e-arkiv-frågan, vilket sedan ledde fram till att vi påbörjade den e-arkivverksamhet som vi haft fram till nu när C-Archive från Comprima kommit in som vår nya lösning och ersätter en FileNet-installation.

-Vad är Er tanke att kunderna skall lagra i e-arkivet?

-Om vi tar Ericsson som exempel har vi redan ett väl etablerat samarbete kring e-arkivering där dom levererar bilder, filmer, webbsidor, en hel del interninformation och annat digitalmaterial. Exempelvis mycket av det som hamnar på ett intranät är material som är bevarandevärd och kan komma att hamna i e-arkivet.

-Kommer Ni att erbjuda kunderna att digitalisera ALLT material i pappersarkivet?

-Sannolikt inte. Av det enkla skälet att det kostar en hel del. Men det har faktiskt hänt att vi fått frågan från kunder som velat göra det. Men då kan man ha i bakhuvudet att kostnaden ligger i runda slängar på runt 15 000 kronor per hyllmeter. Vanligtvis brukar vi rekommendera digitalisering när det är 1) något värdefullt, eller 2) något som ofta återsöks, alltså sånt material som företaget själva, eller forskare, ofta vill komma åt. Då kan det vara värt att lägga pengar på att digitalisera.

Just nu digitaliserar vi till exempel all äldre korrespondens mellan författare och förläggare åt Bonnierförlagen. Anledningen här är först och främst att pappersmaterialet är i dåligt skick, ett gott skäl för digitalisering. Samt förstås att det är många forskare som gärna vill söka i just det här materialet. Ett annat skäl att digitalisera är att det i framtiden kan komma att finnas ännu mer avancerade sätt att söka i materialet än som finns idag.

-Vad blir huvudbudskapet i Er marknadsföring av e-arkivet till Era kunder?

-Alla våra kunder sitter idag på stora mängder digital information. Man kan tro att stora företag är mer avancerade i sina rutiner kring sin informationshantering men den krassa sanningen är att dom sällan är det. Man använder något serverutrymme men har sällan mer avancerade system för att strukturera bevarandet. Mer vanligt är helt enkelt att man jobbar avdelningsvis där man allokerat en yta på någon server och sparar det man för stunden anser vara viktigt. Hos vissa är ordningen god, hos andra är det ärligt talat en enda stor röra. En fördel är dock att de flesta företag numer använder Microsofts standardlösningar.

Men det kan ibland också handla om tidspress. En av våra stora kunder, som skulle rensa utrymme på sina servrar, kom plötsligt en dag till oss med 10 Terabyte data, huvudsakligen reklammaterial. Utmaningen för oss var då att snabbt kunna ta hand om allt när alternativet var att dumpa allt i cyberspace. Vi valde självklart att ta emot allt, för att sedan jobba aktivt med företaget ifråga för att ordna upp materialet och samtidigt införa en policy för framtida leveranser.

-Ett e-arkiv kan ju också användas till att arkivera utrangerade IT-system, vilket några av Comprimas kunder redan gör, exempelvis bokföringssystem och journalsystem. Är det något även Ni skulle kunna tänka er att bistå Era kunder med?

-På sätt och vis ja. Men bäst är vi ändå på tjänster kring det rent historiska och även här kan ju samma frågeställning dyka upp. En kund kan ju ha lagrat sina historiska fotografier, filmer och dokument i något IT-system som inte längre används eller underhålls, kanske också i gamla tekniska format som inte är aktuella. Det kan till och med vara så att man installerat ett nytt modernt system för att parallellt hantera nytt material och då hamnat i ett läge där man inte riktigt vet vad man skall göra med det gamla systemet. Då kan vi gå in och ta hand om detta, flytta över det gamla systemet och reda upp i det, konvertera materialet till moderna format, skapa struktur och se till att inget går förlorat.

Men det är alltid ekonomin som avgör, avrundar Per-Ola. Jag vet exempelvis att en av våra större kunder har ett stort och egenutvecklat dokumenthanteringssystem från 90-talet där jag vet att det döljer sig massor av bevarandevärt material, Men att få ordning på det innebär också en rätt häftig investering.

-Var kör Ni driften av e-arkivet?

-Just nu hos en extern leverantör. Långsiktigt får vi se vart det tar vägen, alltså om vi själva skall bygga upp den tekniska kompetensen kring drift, med datahall och så vidare. Just nu är målsättningen att alla våra 350 kunder så snabbt som möjligt skall veta om att de kan använda vårt nya e-arkiv C-Archive.

-Om man drar ut linjerna i framtiden, är Er ambition att bli ett riksarkiv för näringslivet?

-Vi ser det som att vi faktiskt redan är det, avrundar Per-Olof med ett leende. Föreningen Centrum för Näringslivshistoria har ju en unik roll här.