comprimas-ledning-lattar-pa-forlaten

Comprimas ledning lättar på förlåten om vart de nya e-arkivsystemen är på väg.

Vi har kommit en bit sedan e-arkivens barndom. De inledande metoderna att omvandla pappersburen information till elektronisk byggde på samma tänk som de gamla fysiska arkiven. Nu går utvecklingen vidare mot en enklare hantering av arkiven där allt läses in och artificiell intelligens hjälper till att avgöra betydelsen. Comprimas två portalfigurer Hans Holmqvist och Thomas Danielsson kommer samman och tittar i kristallkulan över hur framtidens e-arkiv kommer att se ut.

Idag gäller det att förstå kundernas situation för att kunna ge dem vettiga verktyg. Tidigare såg vi ofta en systemerare som försökte applicera något i en bransch som han inte kände till. Det blev funktionsdugliga e-arkiv och en stor effektivitetshöjning från det tidigare läget med jättelika pappersarkiv. En milstolpe. Men nu utvecklas systemen vidare för enklare och snabbare åtkomst för många. En av de viktigaste förändringarna är att vi utgår från användarnas situation i en helt annan utsträckning.

– Arbetar du med journalsystem för sjukvården måste du förstå hur journalerna används och dessutom förstå de rigorösa säkerhetskraven runt journalsystemen. Här får helt enkelt ingenting gå fel. Ingenting. Det skulle vara katastrof, säger Hans Holmqvist.

– Men även bygglovshandläggare och andra handläggare på förvaltningarna har sina önskemål om att få sitt arbete effektivare och kanske även mer stimulerande. Både de som arbetar mycket med arkivering och arkivsökning men också de som bara av och till behöver konsultera arkivet ska kunna känna att de kommer långt med de it-kunskaper som de har från andra system. Vikten av att bygga enkla intuitiva system blir bara viktigare, inflikar Thomas Danielsson.

För nu börjar nästa generation e-arkiv ta plats.

– Vi ser ju hur det under många år tagits fram arkivstandarder och metadatastandarder för alla möjliga system i en alltmer ogenomtränglig djungel, men också hur ett enda felstavat efternamn kan göra ett dokument väldigt svårt att söka. Framtiden finns i möjligheten att läsa in hela dokumentet och sedan låta de allt starkare AI-funktionerna leta rätt på det vi behöver. Det blir lite som att googla men med artificiell intelligens som hjälper oss att hitta via närstående begrepp, synonymer och böjningar, kommenterar Hans.

– Tidigare har e-arkiven i sin uppbyggnad utgått från hur de fysiska pappersarkiven eller exempelvis ett ärendesystem varit konstruerade, med sökningar efter begrepp i metadata. De nya system som håller på att utvecklas gör det möjligt för fler att leta i arkiven och hitta det de söker betydligt snabbare och enklare, säger Thomas.

Mer intuitiva system tar bort behovet av manualer och utbildning
Det kommer garanterat inte heller behövas så omfångsrika manualer och omfattande utbildningsinsatser.

– Jag har själv alltid tyckt att det borde vara användarna som skriver manualerna, kanske i samarbete med en systemutvecklare. Någon som kan verksamheten och någon som kan systemet borde vara idealiskt. Användarna har ju en betydligt klarare bild av vad de vill få hjälp med och vad som varit svårt med i de tidigare systemen, säger Thomas.

– Sedan ser jag framför mig hur funktionen FAQ (Frequently Asked Questions) försvinner helt. Är väl ändå aldrig något som blivit hjälpt av dessa. I stället ställer du frågan du har i klarspråk och så kommer systemet att hjälpa dig utan att du behöver använda rätt ord. Svårare än så behöver det inte vara. Med tanke på att vi använder allt fler system så finns det helt enkelt inte möjlighet att lära sig allihop. Systemen får anpassas till användarna i stället för tvärtom.

– Det kommer också finnas möjligheter att hantera materialet efter vad frågan gäller. Så är det redan nu möjligt att i byggnadsritningar ta bort ovidkommande saker som inritade inventarier, bord, stolar med mera om de inte skulle behövas. Även detta sköter den artificiella intelligensen.

– Den här utvecklingen gör också att det blir allt enklare för alla typer av verksamheter att arkivera. Det är inte bara myndigheter av olika slag, sjukvård och skolor som har lagkrav på sig att arkivera. Nu märker vi av näringslivets allt större intresse i och med att enkelheten, tillgängligheten och effektiviteten i systemen snabbt ökar, avrundar Hans.

 

Vi hälsar följande nya medlemmar i Comprima-familjen:

Bollnäs kommun
Gävle kommun
Habo kommun
Hudiksvalls kommun
Karlskoga kommun
Ockelbo kommun
Sollefteå kommun
Söderhamns kommun
Vallentuna kommun
Ystads kommun
Region Gotland

Tveka aldrig att höra av er till oss – vi tar tacksamt emot alla mail på info@comprima.se