-”Att ni gemensamt tar ansvaret för systemen är väldigt positivt för oss”, säger Johanna Nyrén Andersson, bygglovssekreterare och systemansvarig på Tyresö Kommun, och pekar med hela handen på Comprimas Viewer och E-arkiv, EDP Consults ärendehanteringssystem och systemet MittBygge som idag är implementerade i kommunens IT-miljö för stadsbyggnadsförvaltningen. ”Att alla dessa system hänger ihop är helt klart en av anledningarna till att vi valde dem.”

Idag arbetar sammanlagt ett 60-tal personer i de tre system som utgör stadsbyggnadsförvaltningens  ärendeprocesser, en resa där Comprima kom in i bilden för två år sedan när man bestämde sig för att prova Comprimas Viewer för digital ankomst- och beslutstämpling och som ett verktyg för handläggning av bygglov. Johanna har varit med ända sen starten för 17 år sedan och lärdomarna har varit många. Det har varit och är fantastiskt roligt och utvecklande att driva projektet med att effektivisera processerna genom digitalisering!

-”EDPs system har vi haft sedan 1999 och inom kort uppgraderar vi till deras senaste version”, berättar Johanna. ”Hela kedjan består nu av MittBygge där man skickar in sin ansökan digitalt vilken sen hanteras i EDPs ärendehanteringssystem där också Comprimas ritnings-Viewer kommer in i bilden. I slutändan landar allt sedan i Comprimas e-arkiv där vi inom kort kommer att lägga till möjligheten för både medborgare och mäklare att hämta upp digitala ritningar via vår webbsite.”

-Byggs det mycket i Tyresö just nu?

-”Tyresö befinner sig i ett betydande utvecklingsskede med mål att bli Den mest attraktiva kommunen i Stockholmsregionen. Visionen är att vi ska gå från drygt 47 000 invånare idag till 60 000 invånare år 2030. Många års planering för att utveckla Tyresös tre centrum-områden med bostäder och service börjar ta form. På östra delen av Tyresö pågår detaljplanearbete i olika etapper med omvandling av fritidshusområden.

Totalt pågår arbete med 19 nya detaljplaner som kommer att möjliggöra bostadsbyggande!”

-Vad skulle Du vilja rekommendera andra kommuner som skall påbörja resan mot digital bygglovshantering och e-arkivering?

-”Det viktigaste av allt är att göra en väl genomtänkt strategi för elektroniskt bevarande. Det är också viktigt att avgränsa genomförandet och inte ta allt på en gång. Och när jag säger genomtänkt strategi menar jag verkligen på detaljnivå, från det att en handling inkommer till arkivering. Att identifiera alla inkommande och upprättade handlingar och hur de skall hanteras genom processen. Exempelvis tilldelas varje handling en kod vid registreringen som styr till vilket format filen vid avslut av ärendet ska arkiveras.

Det måste också finnas en strategi för hur de handlingar som fortfarande inkommer i pappersformat ska hanteras. Så det är en hel del man bör veta innan man börjar resan.

-Hur lång tid tar det att genomföra ett e-arkiv-projekt?

-”För det första beror det ju på hur mycket tid man kan avsätta och vilka enheter inom förvaltningen som ingår i projektet. I vårt fall omfattas samtliga enheter inom förvaltningen i e-arkivprojektet så det kräver förstås mycket mer tid än om det enbart omfattade bygglovverksamheten. Men jag skulle tro att mellan ett och ett och ett halvt år räcker för att gå i mål, lite beroende på hur väl förberedda enheterna är i sin ärendehantering.

– Är det bra att ta in någon konsult utifrån?

– Absolut, alternativt avsätta tillräcklig tid för projektet. Det är otroligt omfattande och kräver både tid och kunskap inom olika områden. Så har man möjlighet att få in en kompetensförstärkning så är det jättebra.

-Vad händer framåt i kommunen?

-” Ett av byggnadsnämndens mål för 2017 är att öka andelen digitala ansökningar till 50% via e-tjänstportalen. Vi har påbörjat att marknadsföra de nya digitala möjligheterna så att vi når ut till våra kunder. Med det sagt så vill jag peka på att det inte bara handlar om att få ett system på plats! Utöver marknadsföring måste vi också lära oss att arbeta på nya sätt och inte minst ta fram rutiner och styrdokument.

För att ytterligare effektivisera och utöka våra digitala ärendeprocesser inom förvaltningen hoppas jag på att kunna utveckla en koppling mellan EDP Vision och en digital brevlåda.  Kopplingen är tänkt att användas till expediering av beslut, meddelanden om kungörelser, delgivningar och grannhöranden mm. Det vill säga all form av kommunicering med våra kunder. Via den digitala brevlådan får vi tillgång till en signeringstjänst med mobilt BankID, som t ex kan användas vid granngodkännanden & samråd inom detaljplaneprocessen. När signeringen är utförd ska kunden kunna klicka på Skicka och granngodkännandet hamnar i EDP Visions inkorg för registrering. Vi kommer också inom en snar framtid att börja signera våra beslut och tjänsteskrivelser digitalt.

-Vad har projektet inneburit i kostnadsbesparingar?

-”Det är en jättesvår fråga att svara på, men helt klart kommer vi när digitaliseringen är genomförd att kunna frigöra resurser till andra områden och därmed göra mer. Vi kan självklart också minska på kostnader för papper, porto och lokalen för pappersarkivet”

-Det finns IT-leverantörer som nu börjat prata om att enklare bygglovsansökningar skulle kunna hanteras automatiskt med hjälp av artificiell intelligens. Tror du att framtiden blir så

-”Det skulle man säkert kunna göra, men problemet är att det snarast är ett fåtal av våra ärenden som är så pass enkla att de skulle kunna hanteras helt automatiskt. Så frågan är vad vi har att vinna på det när ett sådant system sannolikt kan komma att kosta en hel del. Som bygglovshandläggare måste du göra en bedömning som inte en maskin kan göra och inget bygglov är det andra likt. Men vem vet, tekniken går ju som bekant hela tiden framåt…”