bodens-kommun

Det är nära nu…
Om en månad drar Bodens Kommun igång det nya ärendehanteringssystemet EDP Vision som tillsammans med Comprimas e-arkiv kommer att utgöra grunden i kommunens nya digitala bygglovsprocess. I en nära framtid kommer man också att tillgängliggöra ritningarna i e-arkivet över nätet, så både medborgare och mäklare lätt kan hitta vad de söker. På kommunen räknar med att det hela blir en kraftfull effektivisering.

Ola Enoksson är till vardags byggnadsinspektör, men just i det här fallet är han projektledare för hela införandeprojektet. Vi träffar Ola tillsammans med hans chef Lars Andersson, som är samhällsbyggnadschef i kommunen, på deras kontor mitt i centrala Boden. Ola berättar att innan sommaren kommer alla dokument på samhällsbyggnadskontorets att finnas lagrade i Comprimas e-arkiv. Här kommer alla typer av dokument nu lagras digitalt, som exempelvis ansökningar, ritningar, yttranden, tillståndsbeslut, köpeavtal, klagomål, bygglov och mycket annat. Listan över dokumenttyper kan göras hur lång som helst.

– Tanken är att vi nu får igång en helt digital bygglovsprocess i kommunen, berättar Lars. Från ansökan via e-tjänsten MittBygge, in till EDP Consults ärendehanteringssystem Vision, som i sin tur integrerar med Comprimas e-arkiv. Och ovanpå allt detta så kommer vi att använda Comprimas Viewer när vi hämtar upp dokument. Så tiden för att springa ner och hämta papper i arkivet är snart ett minne blott, vilket i sin tur innebär både effektivisering och sparad tid som vi nu kan lägga på service och mer kvalitetshöjande arbete. 

Tittar man på listan över Sveriges kommuner så hittar man Boden på 89:e plats vad gäller antal invånare, vilket gör Boden till något av en storleksmässigt genomsnittlig kommun i Sverige. I e-arkivet kommer man när man är klara med de sista konverteringarna att ha uppemot 200 000 handlingar, som i sin tur relaterar till 45–60 000 ärenden, siffror som ger en ögonblicksbild över vad ett digitaliseringsprojekt i en svensk kommun faktiskt innebär.

Ola fortsätter:
– Redan för några år sedan började vi skanna vårt pappersarkiv. Och nu i dagarna går de sista pappers- handlingarna ner till företaget Depona som hjälper oss med digitaliseringen. Så det känns skönt att snart gå i mål efter en lång resa.
Med e-arkivet och ärendehanteringssystemet på plats är det nu dags att börja jobba, vilket innebär att Comprimas Viewer blir ett av de centrala verktygen.
– I första hand är det vi på bygglovsavdelningen som använder Viewern, berättar Ola. Men även andra medarbetare inom kommunen kommer att använda den när de hämtar upp dokument ur e-arkivet via ärendehanteringssystemet. Viewern är ju formatoberoende så här kan vi plocka upp allt från blanketter till TIFF-bilder och sedan bearbeta dem, exempelvis rita, mäta och stämpla samt bränna in uppgifterna digitalt.

Vad är det vanligaste ni behöver kolla när ni får in en bygglovsansökan?
– Mest mäter vi faktiskt i gamla ritningar. För att kolla att det faktiskt finns en återstående byggrätt, eller om den redan utnyttjats eller kommer att överskridas. Så det är väldigt ofta vi går in och tittar historiskt, bakåt i tiden, i vad som tidigare gjorts på fastigheten.

När kommer ni att tillgängliggöra arkivet för med- borgarna över nätet?
– Inom en nära framtid, men inte helt klart exakt när. Men när vi drar igång kommer det helt klart att bli en kraftig förändring. Istället för att kontakta oss och begära kopior så kommer både medborgare, och även mäklare, att själva kunna söka i e-arkivet. Just nu tittar vi också på Comprimas Bank-ID-modul som när den implementeras innebär att en specifik medborgare kan logga in och se sina individuella handlingar som rör sin specifika fastighet.

Tror Du det kommer att dyka upp några säkerhetsfrågor i den nya digitala hanteringen?
– Jag ser ingen omedelbar fara. Ingen utifrån kommer ju att ha någon som helst behörighet att påverka eller ändra i vare sig data eller dokument. Jag ser inga risker. I alla fall inte just nu. Dessutom kommer inga handlingar med personuppgifter att vara allmänt tillgängliga. Dessa handlingar kommer endast kunna ses av registrerade ägare till respektive fastighet när de loggat in med Bank-ID.

Närmast efter produktionsstart kommer man ha en hel del efterarbete att göra på kommunen, som till exempel att rätta upp metadata i gamla dokument, men även att anpassa gamla förfaringssätt så de stämmer med dagens rutiner.

Om Ni ser tillbaka en tre år och jämför med vad ni nu står inför, vad drar Ni för slutsatser av hela digitaliseringsprojektet?
– Vi kommer att spara oerhört mycket tid när rena rutinuppgifter försvinner, avrundar Lars. Tillgängliggörandet av ritningsarkivet över nätet för medborgare, mäklare och andra som behöver tillgång kommer att innebära att vi slipper mycket internt arbete. Bara det faktum att vi nu kommer att kunna skicka e-mail direkt från e-arkivet är en ordentlig effektivisering. Istället för att leta rätt på dokument i pappersarkivet kan vi nu skicka det digitalt. En del ärenden kan vara oerhört omfattande och tidskrävande så bara här kan vi spara väldigt många timmars arbete. Comprima önskar Bodens Kommun lycka till med produktionsstarten och ser fram emot att så småningom följa upp hur de nya systemen förändrat kommunens arbete i digital riktning…

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt digitalt arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar.