På medeltiden var det koppargruvorna som byggde samhället. På 1800-talet startade man Europas första kontorsmöbelfabrik som senare blev till företaget Facit. Stadens fotbollslag ligger den här veckan på 12:e plats i Superettan så visst är det östgötametropolen Åtvidaberg det hela handlar om. En kommun med drygt 11 500 själar som man hittar mitt på Tjustbanan mellan Linköping och Västervik.

Tar man sig till Gamla Torget och den gamla Roothvillan hittar man kommunens byggkontor där chefen heter Johan Älvedal och som med sina två medarbetare beviljar cirka 80-90 nya bygglov per år. Därmed har man förstås inte den mest omfattande bygglovsverksamheten i landet men det har inte hindrat Johan och hans kollegor från att ligga både ett och två steg före andra. Den östgötska entreprenörsandan lever vidare i högsta välmåga och precis som i andra kommuner arbetar man med både e-arkivering och digitaliserad bygglovshantering. IT-systemen som ser till att allt fungerar är välkända lösningar som ärendehanterings-systemet VISION från EDP Consult och Comprimas Viewer och e-arkiv.

Johan beskriver sig själv som en man som gått den långa vägen och att efter att ha jobbat inom byggbranschen med både konstruktion och projektering bestämde han sig för drygt fem år sedan att kliva över till byggkontoret i kommunen.
-Jag tror det har varit en väldigt bra väg att gå, beskriver Johan. Kommer man som grön och nybakad rakt in i den kommunala bygglovshanteringen kan det vara nog så tufft att överblicka hela kedjan. Så för mig har den långa vägen varit ett utmärkt sätt att komma in i det hela.

-Om Du tittar tillbaka till då du började hos kommunen för fem år sedan, hur har systemstödet förändrats och utvecklats?

-På den tiden hade vi EDPs tidigare version, ärendesystemet Byggreda för handläggningen men vi hade inget system alls för elektronisk arkivering. Då var det fortfarande mikrofilmskort som gällde och i arkivet i källaren hade vi närmare bestämt 34 000 fishe-kort, tillsammans med en sån där gammal läsare med halogenlampa som man på sin höjd kunde göra in- och ut-zoomningar i ritningar med. Hade man tur fungerade den gröna knappen som startade en utskrift i en lustigt anpassad skala på sladdrigt papper. Jag kan säga att det var mycket klipp-och-klistra på den tiden, speciellt om det var någon som ville ha en ritning utskriven i ett större format.

Ganska snabbt började Johan ifrågasätta vad som skulle hända om den gamla trotjänaren skulle gå sönder. Så efter en snabb kontakt med leverantören kunde han konstatera att det var mer än tio år sedan reservdelarna gått ur lager och att ingen som helst support fanns att uppbringa längre. Självklart var man då tvungna att börja forska lite i vad det skulle innebära att digitalisera arbetsprocessen.

-Efter att ha eskat pengar gick det undan. Vi kontaktade Depona för att få hjälp med skanningen av mikrofilmskorten och det var också via dom som vi kom i kontakt med Comprima. Jag tror vi beställde allt i november 2014 och var klara i april 2015. Och så här i efterhand tror jag faktiskt att det hade kunnat gå ännu fortare.

-Så idag kör ni både Comprimas e-arkiv och Viewern?

-Precis. Men vi har inte börjat med webb-publicering ännu, alltså att möjliggöra sökning i ritningsarkivet via nätet som en del andra kommuner har. Än så länge klarar vi av att tillgodose förfrågningar vi får om ritningar via mail och telefon. Att tillgängliggöra allt på vår hemsida skulle också innebära en del PUL-frågor, exempelvis att vi måste maska bort personnamn som förekommer på ritningar, något vi faktiskt inte har resurser till i nuläget. En avvägning mellan pengar och service helt enkelt.

Hos Åtvidaberg har man ännu inte tagit beslut om att övergå till en fullständigt digital hantering. Handläggningen sker fortfarande på papper med stöd av systemen, och sedan en gång om året gallrar man och skannar de dokument som skall e-arkiveras i Comprima. Men om man så där lite från ovan betraktar digitaliseringsivern i den offentliga- och kommunal verksamheten kanske man ändå kan betrakta Åtvidabergs arbetssätt som något av en rätt hygglig mitt-emellan-lösning, där både papper och digital hantering fungerar rätt bra tillsammans, i en kostnadseffektiv symbios. Kanske rent utav en modell som skulle kunna fungera i fler av Sveriges mindre kommuner?

-Om du jämför med för fem år sedan, hur fungerar det idag?

-Man får nog säga att det faktiskt är en ny värld som har öppnat sig. Nu kan vi erbjuda våra medborgare en avsevärt bättre service och kvalitet. Bara att kunna jobba med Comprimas Viewer har avsevärt förenklat arbetet. Enkla saker som att arbeta med skalenliga ritningar, maila PDF:er direkt till mäklare och kunder, kunna göra anteckningar och snabbt återsöka i e-arkivet. Bara kostnaden för den tid som vi tidigare la ner på att springa ner i källaren och leta rätt på mikrofilmkort och printa motiverar faktiskt hela investeringen. Därmed slipper vi ju också trista och tidsödande arbetsmoment och kan fokusera på kvalitativt arbete.

Hossam Mohammad-Husayn är sedan årsskiftet nyanställd som byggnadsinspektör på byggkontoret så vad kan vara en bättre fråga att ställa än hur det har varit att som ny komma in i rutinerna och lära sig arbetet:

Jag kände inte till alla de här IT-systemen innan jag började jobba här, berättar Hossam. Så jag började med att först sätta mig in i VISION och sedan fastighetskartan, ett system som vi jobbar med för varje nytt ärende vi får in. När jag sedan skulle ändra beteckningar på stadsägan började jag använda Comprima. Det var enkelt att hitta i systemet och efter att mina kollegor visat mig jobbade jag vidare, utforskade och konstaterade att det var mycket enkelt att lära sig systemen.

Johan avrundar:

-Ser man tillbaka var det faktiskt hög tid för oss att digitalisera. Inte minst Depona påpekade för oss att bildkorten trots allt har en begränsad livslängd. I värsta fall hade det, om det gått illa, kunna sluta i att historiskt material blivit förstört. Hade det gått ytterligare tio år till hade sannolikt delar av materialet blivit förstört. Så är det någon annan kommun i Sverige som befinner sig i samma situation som vi gjorde 2012 rekommenderar jag dem att snabba på omställningen. De får gärna kontakta oss om de vill lyssna till våra erfarenheter…

-Hur gick det sedan för den där gamla mikrofilmläsaren i källaren?

-Tro det eller ej så står den faktiskt fortfarande kvar där nere, säger Johan. Och faktum är att någon enstaka gång per är det någon av oss som smyger ner och slår på halogenlampan och trycker på den gröna knappen. Och än så länge får vi i alla fall ut en kopia på en ritning…