Västerviks kommun med knappt 37 000 innevånare har precis installerat ett nytt e-arkiv. Esbjörn Grandalen är processledare och den som genomförde projektet precis som en hel del andra digitaliseringsprojekt i Västerviks kommun de senaste åren. Han brinner för möjligheterna och de resurser som frigörs genom en effektivare hantering av all information som ska lagras. Men också möjligheten att ge Västerviksborna lättare access till informationen är något han tycker främjar demokrati och delaktighet.

– Det började med att jag ledde en ISO-certifiering av kommunens hela verksamhet som omfattade både förvaltningen och bolagen. Det var första gången en sådan total kvalitetssäkring genomförts i en svensk kommun. Vid den här grundliga genomgången fann vi en hel del ställen som med fördel borde kunna digitaliseras. Möjligheten att digitalisera hela kedjan inom den politiska förvaltningen skulle ge många vinster. Det skulle bli effektivare, smidigare men också säkrare, berättar Esbjörn.

– Några viktiga punkter i arbetet var att vi inte skulle börja utveckla som främst underlättade för kommunens interna behov utan också något som förbättrar situationen för kommuninnevånarna. Det är mycket lätt att glömma bort när man tar in synpunkter. Sedan finns ju alltid tveksamheter till det som är nytt i alla typer av organisationer. Det måste synas tydligt att det nya blir bättre. Allt kan inte heller bli optimalt från början utan det får ofta ske stegvis så att förändringen och chocken inte blir alltför stor. Att bli helt papperslös i ett slag går inte men mycket kan göras, fortsätter Esbjörn.

Som ett exempel på enkla förändringar anger Esbjörn ett vanligt styrdokument som en resepolicy. Det finns i de flesta organisationer men utan ett system som håller reda på versionerna kan det vara svårt att hålla reda på vilken version som gäller. I en digitaliserad version raderas de gamla versionerna och den som gäller blir snabbt tillgänglig via Intranätet.

Ett lättillgängligt transparent system ökar den demokratiska kontrollen

Möjligheterna med ett digitaliserat arkiv är ännu större. Tidigare fick den som ville få ut information ur arkivet traska till kansliet och begära ut den, vänta på att någon letade fram det i diariesystemet, kopiera det och få ut det antingen som papper eller pdf-fil. Båda alternativen innebärande att användaren för att använda innehållet får skriva av informationen på nytt med alla felkällor det kan ge. Att hela processen är mycket tidskrävande säger sig självt. Men till det kommer att ett lättillgängligt, transparent system faktiskt ökar medborgarnas demokratiska kontroll.

– Om vi tittar närmare på Västerviks nya e-arkiv så gick genomförandet mycket smidigt och även snabbt. Vid sådana här projekt är det ofta ett stort problem att informationen i det gamla system som ersätts inte är helt lätt att föra över till det nya systemet. Följden blir att det gamla systemet får leva vidare med allt vad det innebär med sökningar i flera system i stället för ett. Det gör att vi tvingas fortsätta betala de ofta mycket höga licensavgifterna för system som vi egentligen inte längre vill ha. Vår leverantör av det nya e-arkivet, Comprima, lyckades dock konvertera informationen i det gamla systemet och när testerna är klara kan det i ett slag innebära att vi kan stänga av tre gamla system som låg och tickade stora licenspengar, och det bara på det första pilotprojektet. Samarbetet har fungerat oerhört smidigt, klarade budgeten och de tog inte betalt förrän allt var klart och rullade.

Mycket smidigare och säkrare att signera politiska beslut elektroniskt än att skicka runt för påskrift

– Nu tittar vi på att e-arkivera känslig elevhälsoinformation med systemet. De ska inte längre ligga åtkomlig i pärmar och mappar utan i e-arkivet där åtkomsten är noggrant reglerad.

– Många politiska handlingar har tidigare krävt signaturer skrivna på papper som sedan måste arkiveras mycket länge i rum med lämplig temperatur och fuktnivå. Allt detta är mycket tid- och utrymmeskrävande. Med de nya möjligheterna kan vi underteckna elektroniskt med hjälp av certifikat och mobilt Bank-ID. Det signerade dokumentet läses efter signering direkt in i e-arkivet.

Betyg, personal, hälsa är områden som kan bli smidigare och säkrare med e-arkiv

Esbjörn ser en mängd nya områden där samma teknik kan appliceras framöver. Skolornas betygshantering, personalärenden, elevhälsa med allas dess krav på hög säkerhet och behörighetsinställningar.

Ett annat av Esbjörns framtida drömprojekt är att öppna arkivet för medborgarna via nya elektroniska tjänster. Det skulle få bort ett stort tryck på kommunkansliet men också ge den större öppenhet som behövs i en demokrati. Det skulle också ge möjlighet att enkelt ta fram exempelvis gamla kartor och ritningar som många kommuninnevånare efterfrågar idag.

– Allt kan vi inte ordna på en gång. Detta är framtidsprojekt. Det finns alltid olika syn på förändringar av den här typen och det måste finnas ett stöd för att digitaliseringen ska bli framgångsrik. Men när folk ser att det fungerar så blir det lättare att få förtroendet att jobba vidare. Vi kan inte räkna med att ha allt klart för oss från början. En del måste vi lära oss under resan. I vår verksamhet är säkerhetskraven ofta mycket höga vilket ställer särskilda krav. Säkerheten bara måste fungera.

Ett vanligt problem i samband med digitaliseringar är svårigheten att skala upp systemen. När många kör sina egna race och de olika systemen har svårt att tala med varandra blir det tungt att bygga ut något som börjat lovande. Här krävs en del eftertanke från början för att inte hamna i återvändsgränder.

Hur är det med Esbjörn själv då, har han många pärmar i bokhyllan?
– Tror inte jag har en enda. Jag gillar inte pärmar.