Frågan om pappersarkivets vara eller inte vara är högt uppe på dagordningen i dessa dagar när digitaliseringen sveper över landet. Depona, som är ett av Comprimas partnerföretag, skriver på sin webbsite att man erbjuder ”en fysisk arkivtjänst på distans med högsta kvalité och servicegrad till ett attraktivt pris.” Så inom just skanning och arkivering är det helt enkelt så att Depona har svaret på de flesta av frågorna.

Vi träffar Göran Axelsson på Deponas kontor en bit utanför Södertälje. Göran titulerar sig affärsområdeschef för digitala tjänster, hos det företag som under de senaste 20 åren vuxit kraftigt, idag med 150 medarbetare huvudsakligen Sverige, men också i Norge, Finland och i Lettland. Omsättningen landar idag på ca 150 miljoner och de 4,000 kunderna hittas i alla möjliga branscher, främst inom bank och försäkring, men också hos statliga och kommunala myndigheter och sjukvård.

Göran berättar:
-Ett väl inarbetat erbjudande från Depona är exempelvis när kommuner kommer till oss och vill ha hjälp med att digitalisera sina bygglovshandlingar och ritningar. Detta är något vi gör idag mer eller mindre på löpande band. Vi digitaliserar och lägger till metadata till byggloven och ritningarna efter kundens önskemål, samt kopplar ihop det analoga dokumentet med den digitala bilden.

-Men det är långt ifrån allt, fortsätter Göran. Sen lång tid har vi fler än 50 kommunkunder som arkiverar någon typ av material hos oss. För att inte tala om alla de som arkiverar fakturor hos oss, efter att de skannats hos någon leverantör, som exempelvis Exela, S4F eller Posten Skanning.

-På sista tiden har vi också sett en trend där kommuner, efter digitalisering, outsourcar hela sitt fysiska arkiv till oss. Per idag har vi två stockholmskommuner som gjort detta vilket ofta i grunden handlar om kostnadsbesparingar på lokalyta och det faktum att man helt enkelt inte lika ofta behöver tillgång till originaldokumenten.

-Är det en trend att kommuner börjar outsourca sina fysiska arkiv?

-Jag tror det kan vara så. Man har sitt kommunarkiv men det finns sällan pengar för att bygga ut. För just myndigheter tenderar det hela till att bli ännu dyrare om man skall bygga nytt enligt de senaste reglerna och arkivstandarden i RA-FS 2013:4. Här kan Depona erbjuda ett kostnadseffektivt alternativ då vi redan har allt detta på plats. Just när det gäller regler vill jag också passa på att inflika att vi själva just nu håller på att gå i mål med vår ISO 27000-certifiering, vilken varit ett önskemål från våra stora kunder. Vår första ISO-revision kommer att ske nu i december, en certifiering som självklart stärker vårt erbjudande.

-Kommer inte outsourcingen att slå ut lokala arkivarier?

-Det tror jag inte alls, säger Göran bestämt. Arkivarierna blir istället de som upphandlar en outsourcad fysisk arkivlösning, så väl som ett digitalt e-arkiv, förvaltar och håller ordning på arkivstrukturer och vad som skall sparas eller inte. Beställarkompetensen måste ju alltid finnas hos kunden, hos kommunerna, försäkringsbolagen eller sjukhusen. Så att arkivarier skulle dö ut tror jag inte ett ögonblick på. Men även de måste självklart utveckla sig i takt med digitaliseringen.

-Vilken typ av kommun bör överväga att outsourca sitt arkiv? Små, mellanstora eller stora?

-Jag skulle nog våga säga att ju mindre en kommun är dess större besparingspotential finns. Ofta har de höga kostnader runt sin egen arkivhållning i och med att de måste hålla med både kompetens och lokaler för ett förhållandevis litet arkiv. Alternativt skulle ett antal små kommuner kunna slå samman sina arkiv och sedan dela på en arkivarie.

-Inom digital arkivering har vi på Comprima noterat att en del kommuner valt att dela på en kompetens. Är detta tjänster som Depona kan tänka sig att erbjuda?

-Jodå. Vi har precis börjat med den typen av uppdrag, för närvarande inom myndighetssidan. Här ser vi också att vi kan komma att växa med tiden, som ambulerande arkivarier som hjälper flera företag eller myndigheter med arkivfrågor, både analoga och digitala, ett par dagar i månaden eller när det behövs. Med löpande förvaltningsfrågor eller i samband med större projekt.

-Comprima har ju flera landsting som kunder där vi arkiverar journaler. Där befinner vi oss på samma marknad?

-Helt riktigt. Vi tar hand om både journaler och medicinska dokument. Men också röntgenbilder, bildkort, ritningar, negativ skanning av mikrofilmer och mycket annat. Exempelvis har vi under de senaste åren skannat av så gott som all mammografi som finns i Sverige i samband med att sjukhusen gått över till digital sådan. Här har vi jobbat oss igenom sjukhus för sjukhus. En del fysiskt material har sparats medan annat har destruerats. Allt finns nu digitalt.

-Vad händer i framtiden? Hur kommer Depona att utvecklas?

-Fler och fler kontaktar oss för att outsourca sina fysiska arkiv, skanna dokument och digitalisera. Vi expanderar geografiskt och har nyligen öppnat en verksamhet i Finland med fem anställda via en av våra svenska kunder som önskade vår närvaro där. Vi ser självklart också att vi kan växa och bygga mer affärer på hela den nordiska marknaden. Gärna i samarbete med produktleverantörer som Comprima som är en delmängd av de processer vi arbetar med för att effektivisera våra kunder.

Vill Du veta mer om e-arkivering, skanning och digitalisering av bygglov, ritningar, journaler och andra tjänster; kontakta gärna oss på Comprima eller Depona.

Göran Axelsson, Depona AB, telefon: 08-534 608 88
Hans Holmqvist, Comprima Software AB, mobil: 0733-44 75 69