Comprima C-Services

Migrering och avställning av system till e-arkivet

Med C-Services avser vi den konsultservice som Comprima erbjuder i samband med systemintegration och/eller avställande av gamla IT-system, samt migrering till vårt e-arkiv C-Archive. Att extrahera data ur gamla system kan snabbt visa sig vara en snårig djungel där endast den erfarne går i land med uppgiften. Comprima har baserat på lång erfarenhet utvecklat en omfattande teknisk kompetens för att hantera de problem som kan uppstå på vägen.

När e-arkivering inte längre bara handlar om att lagra filer och skannade dokument utan om hela system som skall tas ur drift för att arkiveras digitalt uppstår ofta problem. Den ursprungliga systemleverantören kanske har upphört att existera på marknaden, kunskapen om systemets arkitektur och databaser för- svunnit. Då gäller det att hitta, validera och extrahera rätt data ur systemen för att garantera en korrekt e-arkivering, projekt som vi genomför i tätt samarbete med kunden med representanter från både verksamhet och IT-avdelning.

Att gå i land med komplexa migreringsprojekt är något som Comprima efter mängder av e-arkiveringsprojekt kommit att specialisera sig på och genom åren vi har gått i klinch med allt från stordatorsystem till Windowsbaserade PC-system. Listan över system är lång och här återfinns allt från äldre journalsystem, ärendehanteringssystem, ett flertal ekonomisystem men även tidsbokningssystem från landsting, jämte andra produktions- system från både kommuner och privata företag.

För att garantera att Din migrering och avställande av IT-system blir rätt rekommenderar vi givetvis att Comprima C-Services blir en naturlig del av Ditt företags e-arkiveringsprojekt.

Några av de system som vi migrerat/integrerat till C-Archive genom åren: AGS, Hogia, MagnaCura, Trix, Ecos, ByggR, Lex, PMO, Cosmic, Melior, Vision, Castor med flera.

Med Comprimas produkter tar Du ett steg närmare det digitala informationssamhället. Alla våra produkter har sin gemensamma nämnare i ENKELHET – ENKLA att använda och integrera med andra programvaror, ENKLA för användaren och för slutkonsumenten/medborgaren.

På väg mot det digitala samhället

I mer än trettio år har man pratat om det papperslösa kontoret men nu tycks det vara på gång på allvar. Comprima är som godkänd e-arkivleverantör en av de ledande på den svenska marknaden, just nu med +70 kunder främst inom kommuner och landsting.
– Vi ser också allt tydligare att Comprimas specialistkompetens och långa erfarenhet nu efterfrågas av allt fler, säger Thomas Danielsson, produktchef på Comprima.

Thomas Danielsson, Produktchef Comprima Software

Comprima har sin bakgrund i den så kallade ECM-branschen på 1990-talet, då skanning, imaging och mikrofilm
var de senaste innovationerna. Strax därefter följde workflow och process- orientering och även de första digitala arkiven, system som då var omfattande och dyra men som med tiden blivit väsentligt billigare och tillgängliga för i stort sett alla som behöver dem.

– E-arkiv och digitalisering av processer hos de svenska kommunernas bygglovsavdelningar har kommit att bli något av en spjutspets för oss just nu, berättar Thomas. Det är här vi hittat de man brukar kalla för ”early adopters”, det vill säga de som är först till kvarn. Kommunernas bygg- och miljöavdelningar hanterar ju stora mängder dokument och ritningar som de haft i sina pappersarkiv. Bygglovsprocessen innebär också en hög interaktion mot både medborgare och mäklare vilket samman- taget varit skäl nog att ta de första spadtagen på resan mot e-tjänster och digitalisering, något som visat sig bli en succé hos de kommuner som nu har produktionssatta system.

Många av Comprimas kommunkunder vittnar om att införandet av digital arkivering resulterat i stora kostnadsbesparingar men också en medfört ett helt nytt fokus på de viktiga åtagandena istället för på rutinuppgifterna. Nu behöver inte längre ritningar skannas, ankomststämplas eller mikrofilmas. Istället görs allt göras digitalt och när systemen är på plats kan både mäklare, medborgare och andra intressenter via kommunens hemsida söka fram vad de behöver, närhelst på dygnet som det passar dem. Istället för att behöva kontakta en upptagen handläggare på ett kommunkontor under telefontid, vilket sparar både tid, pengar och energi för bägge parter.

Så hur börjar man? Thomas fortsätter:

– Som ett exempel kan vi ta en mindre kommun som valt att dra igång ett digitaliseringsprojekt. För ungefär 200-300.000 kronor får man ca 20.000 dokument skannade. Väljer man sedan att använda Comprimas e-arkiv och Viewer blir det normalt en investering som betalar sig på mellan 1 och 2 år. Och då har man faktiskt allt man behöver för att kunna arbeta 100% digitalt med bygglov.

– Men de svenska kommunerna är bara början på digitaliseringsresan, avslutar Thomas.Vi är övertygade om att vi inom de närmaste 3-5 åren kommer att se en kraftig ökning av digital arkivering. E-arkivet är ett system som står för ordning och reda och som fort växer till att bli navet i vilken verksamhet som helst, i synnerhet de som arbetar med stora mängder data och dokument. Det kan handla om avtal, ansökningar, bokföring, journaler, lönespecifikationer och mängder av andra handlingar som behöver samlas på ett säkert ställe i en IT-struktur som gör det lätt att återsöka. Här sammanfaller också arkivariens kompetens med IT-avdelningens teknik på ett sätt som säkert kommer att skapa många nya och spännande e-tjänster från både myndigheter och företag i framtiden.

För att få processerna att fungera behövs både smarta och uppdaterade e-arkiv, men också kompetens kring hur man konverterar och migrerar vid avställande av gamla system. Comprima är företaget som erbjuder hela menyn; från digital arkivering, Viewer för de som jobbar med ritningar, system för publicering på nätet men också hur man på ett smart sätt får över data till e-arkivet från gamla och uttjänta IT-system.

Några Kunder som använder c-SERVICES

Skövde Kommun
Region Kronoberg
Boden Kommun
Gällivare Kommun
Luleå Kommun
Skellefteå Kommun
Umeå Kommun
Örnsköldsviks Kommun
Säters Kommun
Hedemoras Kommun
Hallsbergs Kommun
Kumla Kommun
Kone Hissar
Håbo Kommun
Lidingö Stad
Värmdö Kommun
Tyresö Kommun