Per Söderström kom till Kramfors kommun 2017, som projektledare med uppdrag att ta tag i kommunstyrelsens digitalisering av arkiv och förberedelse inför GDPR. Bakom sig hade han en lång karriär som IT-konsult men också inom det offentliga, bland annat inom försvaret.

I en kommun finns ju en mängd regler för vad som ska arkiveras och hur det ska arkiveras så det var bara att ta avstamp i regelverket och försöka mejsla ut en plan.

Kramfors arkivteam, från vänster: Christina Brännmark, registrator och systemförvaltare administrativa enheten, Mikael Schavon, arkivföreståndare centralarkivet och Per Söderström, ansvarig för digitaliseringen.

– Under 2017 blev det mycket torrsim med att skapa styrdokument, regler och annat. Dessutom blev det mer eller mindre inköpsstopp 2018 vilket faktiskt var bra eftersom vi fick tid på oss att arbeta fram planer och styrdokument som tog längre tid än planerat.

Smidigt samarbete med Örnsköldsvik och Sollefteå
Under 2019 började vi titta på de tekniska förutsättningarna tillsammans med närliggande kommunerna Örnsköldsvik och Sollefteå. Skulle man utveckla något eller köpa färdigt och vad skulle prioriteras? 2019 blev det mer hektiskt då systemansvariga och chefer i de tre kommunerna skulle komma till tals och driftutredningar med avtal skulle tecknas innan projektplanen kunde sjösättas tillsammans med Comprima.

– Vi bestämde att först ut skulle bli Miljö- och Byggavdelningen samt Bildningsförvaltningen. Där fanns de största behoven i form av digitalisering av många ärenden och stora informationsmängder och synergieffekter hos kommunerna.

Kramfors och Sollefteå kör EDP-Vision, ett system för ärendehantering i Miljö- och byggavdelningen. Det underlättade avsevärt att det visade sig fungera utmärkt med Comprima som vi då bestämt oss för att arbeta med som e-arkiveringssystem.

Inom Bildningsförvaltningen började vi med Elevhälsan. Alla tre kommunerna hade under 2017-2018 infört samma journalsystem (PMO) som skulle in i arkivet enligt givna parametrar. I februari/mars 2020 var det så dags att köra igång och börja implementera Comprima som e-arkiv.

Corona snabbade på arbetsprocessen – vi vann ett antal veckor
– Det är klart att det dök upp lite problem här och där men förvånansvärt få och inga som inte gick att lösa med lite handpåläggning. Här måste jag säga att Corona snabbade på processen eftersom vi tvingades jobba annorlunda än traditionella projekt. Jag skulle tro att vi vann ett antal arbetsveckor på grund av pandemin. Alla, både kommuner och konsulter jobbade väl ihop och det gick väldigt smidigt. Vi började testa och anpassa systemen före midsommar och i september var det infört.

– Det blev en annorlunda arbetsform jämfört med hur vi arbetat tidigare. Alla möten var virtuella via Teams och det var enklare att snabbt ta om sådant som glömts vid ett tidigare möte och åtgärda uppkomna problem. Jag tror att det populära uttrycket är att vi arbetade agilt.

– Visst finns det gamla system som vi måste hålla igång i ”respiratordrift” tills vi lyckats konvertera deras innehåll till modernare teknik. Ibland är det också så att de som kunde system som används väldigt sällan hunnit sluta och tagit med sig kunskapen om hur systemen fungerar. Det rör sig om ett gammalt system för politiker med uppdragshistorik inom Kramfors kommun. Nu i oktober hade vi dialog i samma fråga med Örnsköldsviks kommun. För vår del importerades ca 3500 rader i e-Arkivet.


Textning av filmer från kommunfullmäktige en ny utmaning
– Krav på textning av webbpublicerade filmer från Kommunfullmäktige har gjort att vi nu håller på att arkivera filmerna tillsammans med metadata och närvarolistor så det går att återsöka gamla filmer på ett bra sätt. Sen får nämndadministrationen införa ny teknik för kommande kommunfullmäktigemöten som ska sändas på webben.

Det saknas alltså inte utmaningar. Det är till stor hjälp att det finns närliggande kommuner med samma problem och att vi kan hjälpas åt. Ibland blir det till att ta kontakt med större förvaltningar som Örnsköldsvik där de har mer resurser och se hur de tacklat utmaningarna. HR-avdelningen behöver stöd i att arkivera personalakter och där behöver vi gå igenom HR-processen för att få till arkiveringen så det ger ett gott verksamhetsstöd. Både HR och vårt eget centralarkiv börjar få slut på fysiskt utrymme.

En massa information ska digitaliseras. Men det ska också skapas system för att fylla på de nya e-arkiven med den nya information som hela tiden skapas. Här gäller det att få till det så att detta så att säga sker automatiskt när någon ändå upprättar något dokument som måste arkiveras. Men för att få in och arkivera allt i systemen har man börjat titta på olika typer av robotar.

Allt från födsel till dödsel ska arkiveras
– Totalt är det över hundra närarkiv i form av e-tjänster och IT-system som ska digitaliseras både för att vara enklare att hantera och för att servicen till medborgarna ska bli bättre. Det är allt från skolplikt till dagisplatser. Jag brukar säga att det är allt från födsel till dödsel. Vi är bara i starten av den resan.

– E-samverkan är varit helt avgörande för att få till detta i en liten kommun som Kramfors. Men det har varit väldigt bra och givande samarbeten. Comprimas medverkan vill jag ge tummen upp för så här långt. Vi har fått ut väldigt mycket funktionalitet. Är övertygad om att kommuner måste samverka i större utsträckning vad gäller digital transformation.


Varför inte slutarkiv och mellan-/verksamhetsarkiv i samma system?

Vi på Comprima får ofta frågor om vilken typ av arkivsystem vi tillhandahåller. Är det verksamhets-/mellanarkiv till exempelvis kommunstyrelsen, socialtjänsten, personalavdelningen eller samhällsbyggnadsförvaltningen eller ett slutarkiv till arkivmyndigheten?

Skillnaden mellan de olika systemen är inte teknisk eller säkerhetsmässig utan en juridisk organisatorisk fråga om vem som får åtkomst till avställda system, betyg etc. och vem som beslutar om att lämna ut olika typer av information. När det gäller verksamhetsarkivet så är det den kommunala förvaltningen för exempelvis bygglov som lämnar ut information. När det är frågan om slutarkiv alltså oftast äldre information från avställda system, betyg etc som gått vidare till det kommunala arkivet så är det kommunens arkivarie som avgör vad och till vem information kan lämnas ut.

Samma utseende, samma höga säkerhet och dessutom billigare
Comprimas C-Archive har alla tre möjligheterna i systemen. Ofta är de även kombinerade i samma arkiv men med olika rättigheter för olika förvaltningar inom kommunen. Tekniskt sett blir det enklast att samla information i ett system med samma utseende, säkerhetsmässigt är det likvärdigt och kostnadsmässigt är det naturligtvis billigare med ett system än flera.

– Många kommuner som exempelvis Västervik och ytterligare 25 har insett detta men fortfarande får vi väldigt många frågor kring de olika arkiven. Det känns lite onödigt, avslutar Hans Holmqvist på Comprima.

Välkomna till Comprima

Sollefteå kommun – Slutarkivering av journalakter och verksamhetsarkiv inom bygg-och-miljölovsförvaltningen

Bollnäs kommun – Verksamhetsarkiv inom bygg-och-miljölovsförvaltningen och Personalavdelningens arkiv.

Hudiksvalls kommun – C-Viewer för att mäta och skissa på digitala ritningar inom bygglovsförvaltningen.