kramfors-hero
Kramfors arkivteam, från vänster: Christina Brännmark, registrator och systemförvaltare administrativa enheten, Mikael Schavon, arkivföreståndare centralarkivet och Per Söderström, ansvarig för digitaliseringen.

Per Söderström kom till Kramfors kommun 2017, som projektledare med uppdrag att ta tag i kommunstyrelsens digitalisering av arkiv och förberedelse inför GDPR. Bakom sig hade han en lång karriär som IT-konsult men också inom det offentliga, bland annat inom försvaret.

– Under 2017 blev det mycket torrsim med att skapa styrdokument, regler och annat. Dessutom blev det mer eller mindre inköpsstopp 2018 vilket faktiskt var bra eftersom vi fick tid på oss att arbeta fram planer och styrdokument som tog längre tid än planerat.

Smidigt samarbete med Örnsköldsvik och Sollefteå
Under 2019 började vi titta på de tekniska förutsättningarna tillsammans med närliggande kommunerna Örnsköldsvik och Sollefteå. Skulle man utveckla något eller köpa färdigt och vad skulle prioriteras? 2019 blev det mer hektiskt då systemansvariga och chefer i de tre kommunerna skulle komma till tals och driftutredningar med avtal skulle tecknas innan projektplanen kunde sjösättas tillsammans med Comprima.
 
– Vi bestämde att först ut skulle bli Miljö- och Bygg-avdelningen samt Bildningsförvaltningen. Där fanns de största behoven i form av digitalisering av många ärenden och stora informationsmängder och synergieffekter hos kommunerna.
 
Kramfors och Sollefteå kör EDP-Vision, ett system för ärendehantering i Miljö- och Byggförvaltningen. Det underlättade avsevärt att det visade sig fungera utmärkt med Comprima som vi då bestämt oss för att arbeta med som e-arkiveringssystem.
 
Inom Bildningsförvaltningen började vi med Elevhälsan. Alla tre kommunerna hade under 2017-2018 infört samma journalsystem (PMO) som skulle in i arkivet enligt givna parametrar. I februari/mars 2020 var det så dags att köra igång och börja implementera Comprima som e-arkiv.

Corona snabbade på arbetsprocessen – vi vann ett antal veckor
– Det är klart att det dök upp lite problem här och där men förvånansvärt få och inga som inte gick att lösa med lite handpåläggning. Här måste jag säga att Corona snabbade på processen eftersom vi tvingades jobba annorlunda än traditionella projekt. Jag skulle tro att vi vann ett antal arbetsveckor på grund av pandemin. Alla, både kommuner och konsulter jobbade väl ihop och det gick väldigt smidigt. Vi började testa och anpassa systemen före midsommar och i september var det infört.
 
– Det blev en annorlunda arbetsform jämfört med hur vi arbetat tidigare. Alla möten var virtuella via Teams och det var enklare att snabbt ta om sådant som glömts vid ett tidigare möte och åtgärda uppkomna problem. Jag tror att det populära uttrycket är att vi arbetade agilt.
 
– Visst finns det gamla system som vi måste hålla igång i ”respiratordrift” tills vi lyckats konvertera deras innehåll till modernare teknik. Ibland är det också så att de som kunde system som används väldigt sällan hunnit sluta och tagit med sig kunskapen om hur systemen fungerar. Det rör sig om ett gammalt system för politiker med uppdragshistorik inom Kramfors kommun. Nu i oktober hade vi dialog i samma fråga med Örnsköldsviks kommun. För vår del importerades ca 3500 rader i e-Arkivet.

Textning av filmer från kommunfullmäktige en ny utmaning
– Krav på textning av webbpublicerade filmer från Komunfullmäktige har gjort att vi nu håller på att arkivera filmerna tillsammans med metadata och närvarolistor så det går att återsöka gamla filmer på ett bra sätt. Sen får nämndadministrationen införa ny teknik för kommande kommunfullmäktigemöten som ska sändas på webben.

Det saknas alltså inte utmaningar. Det är till stor hjälp att det finns närliggande kommuner med samma problem och att vi kan hjälpas åt. Ibland blir det till att ta kontakt med större förvaltningar som Örnsköldsvik där de har mer resurser och se hur de tacklat utmaningarna. HR-avdelningen behöver stöd i att arkivera personalakter och där behöver vi gå igenom HR-processen för att få till arkiveringen så det ger ett gott verksamhetsstöd. Både HR och vårt eget centralarkiv börjar få slut på fysiskt utrymme.
 
En massa information ska digitaliseras. Men det ska också skapas system för att fylla på de nya e-arkiven med den nya information som hela tiden skapas. Här gäller det att få till det så att detta så att säga sker automatiskt när någon ändå upprättar något dokument som måste arkiveras. Men för att få in och arkivera allt i systemen har man börjat titta på olika typer av robotar.

Allt från födsel till dödsel ska arkiveras
– Totalt är det över hundra närarkiv i form av e-tjänster och IT-system som ska digitaliseras både för att vara enklare att hantera och för att servicen till medborgarna ska bli bättre. Det är allt från skolplikt till dagisplatser. Jag brukar säga att det är allt från födsel till dödsel. Vi är bara i starten av den resan.
 
– E-samverkan är varit helt avgörande för att få till detta i en liten kommun som Kramfors. Men det har varit väldigt bra och givande samarbeten. Comprimas medverkan vill jag ge tummen upp för så här långt. Vi har fått ut väldigt mycket funktionalitet. Är övertygad om att kommuner måste samverka i större utsträckning vad gäller digital transformation.