-Det är främst verksamheten hos kommunerna som driver digitaliseringen och därmed försäljningen av e-arkiv, inte IT-avdelningarna eller arkivarierna”, säger Hans Holmqvist, VD på Comprima. ”Bygg- och miljölovsavdelningarna vill snabbt komma igång med digitala processer med ett e-arkiv för ritningar och dokument, tillgängligt för medborgare och mäklare över nätet.

-Det har ju pratats om e-arkiv i många år. Vad är det som driver detta just nu? Vad har fått proppen att gå ur?

-När allt succesivt digitaliseras måste man självklart ha ett digitalt arkiv på plats i kommunens infrastruktur, som en hörnsten i verksamheten. Kommuner såväl som företag och organisationer, behöver enkelt kunna lagra sina avslutade ärenden för att i nästa steg tillgängliggöra dessa för medborgarna. Det är det som händer nu, det vill säga att man får ut ritningsarkivet på hemsidan så vi medborgare kan logga in och hitta de handlingar som tillhör en viss fastighet. Slutarkivet har ju varit pappersbaserat i 300 år och där kan man ju trots allt ta det lite lugnt en stund till. Det är helt enkelt inte samma press på att ställa av äldre IT-system, exempelvis socialtjänstsystem, lägga in skolbetyg och så vidare. Men det kommer det också…

-Har 10-veckorsregeln för ett färdigt bygglov påverkan på detta?

-Det har det naturligtvis också. Mängder av nya byggprojekt runt om i landet och Internet i största allmänhet gör att man betraktar det som närmast självklart att kunna komma åt handlingar och information när man behöver. Det sätter press på den kommunala hanteringen när jag som medborgare vill veta var mina handlingar befinner sig i processen och när mitt bygglov blir klart. Att detta verkligen händer just nu bekräftas av det faktum att Comprima levererat femton e-arkiv bara i år.

-En av Comprimas produkter är ju en ritnings-Viewer. Hur kan bygglovshandläggarna effektivisera sitt arbeta med hjälp av den?

-Vår Viewer har blivit mäkta populär och närmast en självklarhet hos våra kunder. Bygglovshandläggarna kan mäta på digitala ritningar, zooma, ha flera ritningar uppe samtidigt, förändra filformat exempelvis från CAD-fil till PDF, skriva kommentarer och maila till den sökande, kanske med ett meddelande om att något måste ändras i ritningen, exempelvis att garaget måste flyttas några meter och så vidare. Comprima har utvecklat Viewern i samarbete med bygglovs- och miljöavdelningar för att handläggare och miljöinspektörer skall kunna jobba digitalt genom hela sin arbetsprocess.

-När man sedan som kommun vill lägga ut ritningsregistret på Internet kommer vi till webbpubliceringen. Här har vi snart passerat 20 kommuner som valt att publicera kommunens ritningsregister på sin webbsite. Här kan sedan mäklarna ladda hem ritningar, lägga in dem i prospektet på huset som de skall sälja, när som helst och utan att behöva kontakta kommunens handläggare. Kommuner som Lidköping-, Essunga-, Skara-, Landskrona-, Skövde- och Värmdö Kommun använder den funktionen idag.

-Comprimas senaste produkt är ju inloggning med Bank-ID, som släpps nu i november. En kort beskrivning? Vad kan man göra här?

-Med säker inloggning kan kommunen garantera att det bara är just jag som loggar in och tittar på mina handlingar, exempelvis mitt pågående bygglov. Säkerhet och sekretess är A och O och det finns ju mängder av regleringar kring personinformation – idag PUL och 2018 kommer EUs dataskyddsreform. Där är höga krav på att inte sprida personinformation felaktigt, ett ansvar som naturligtvis kommunerna måste lägga extra stor vikt vid.

-Vad ser du för potential här? Det här borde väl alla kommuner kunna erbjuda?

-Svaret är självklart ja. Men här har vi bara börjat. Säg att vi på Comprima idag har 60 kommuner som kunder och inom en nära framtid kommer ett 20-tal av dessa ha lagt ut sitt ritningsregister på sina hemsidor. En efter en kommer säkert dessa också att erbjuda Bank-ID-inloggningen.

-Om man befinner sig på ruta ett, hur snabbt kan en kommun komma igång med e-arkiv och digital bygglovshantering?

-Om vi tar en mindre eller medelstor kommun, med kanske en 15-30.000 innevånare, vilket borde motsvara den genomsnittliga kommunen i Sverige så skulle jag säga att man skannar sitt befintliga pappersarkiv på en 3-6 månader. Därefter installerar man Comprimas programvaror och kan vara igång på ungefär 9-12 månader. Och då menar jag från A till Ö. Från helt pappersbaserad till fullständigt digital hantering. Självklart också integrerat med ett ärendehanteringssystem. Det finns ju 290 kommuner i Sverige, och de flesta behöver ju ha det här i en eller annan form, låt säga inom max fem år!