Det finns nog inte en enda kommun i Sverige som just nu inte har digitalisering på agendan. I skånska Vellinge har man jobbat länge på sin strategi och nu är i full sving med att påbörja implementeringen. Comprima träffar Thomas Jarbo, programansvarig för den Digitala Agendan, för att lyssna in tankar och planer och hur man valt att arbeta med detta i kommunen.

Sedan 2015 har man arbetat med att ta fram sin digitaliseringsplan, den så kallade Digitala Agendan, som är ett förändringsarbete som skall pågå fram till 2020. Här satsar man cirka 30 miljoner i ett program som omfattar aktiviteter församtliga avdelningar och även ett nytt ansikte utåt i form av den nya versionen av www.vellinge.se som lanseras under hösten.

-Det är full fart framåt med en offensiv leveransplan under 2018, berättar Thomas. För att vi sedan under 2019 och 2020 skall komma helt i mål. Initiativen är tagna, projekten planerade och alla är förberedda. Den nya hemsidan tror jag både medborgare och medarbetare i kommunen kommer att uppleva som ett av de stora lyften, men det sker också mängder av andra aktiviteter. Bland annat kommer vi att integrera vår e-tjänsteplattform på ett nytt och modernt sätt där det blir betydligt lättare att hitta information och där e-tjänsterna kommer att vävas in i textmassorna. Exempelvis om du är intresserad av skola för dina barn kommer det att finnas en ”action” på varje sida så att e-tjänsterna kan hittas i sitt rätta sammanhang jämfört med idag där de är lite undangömda. Även kartor kommer att ha en helt annan och mer framskjuten roll på den nya webben.

-Just i dessa dagar har vi haft utbildning för vår bygg- och miljöavdelning i och med att vi installerar Comprimas e-arkiv C-Archive som mellanarkiv/ritningsarkiv. Även Comprimas Viewer för ritningshantering och C-Webb för publicering av bygglov/ritningar på webben, ingår i leveransen. Vi tittar också på hur e-arkivet eventuellt i ett senare skeda kan användas av fler avdelningar inom kommunen. Men i det stora sammanhanget är e-arkivet bara en av många aktiviteter på den Digitala Agendan.

-Hur mycket gör ni själva och hur mycket gör konsulter?

-Vellinge Kommun har ju haft en lång tradition av att använda leverantörer och entreprenörer och genom åren har vi hittat en bra form för att styra detta. Även den Digitala Agenda genomsyras av detta så inte heller här bygger vi upp någon stor intern organisation kring programmet. I nuläget är vi trepersoner tillsammans med ett team av projektledare och konsulter. Över tid sväller och krymper det hela utifrån behov. Personligen var detta en av anledningarna att jag sökte mig hit. Det är en modell som jag gillar och som fungerar i stort sett i alla sammanhang.

-Exempelvis om vi i kommunen bestämmer oss för att införa något nytt, låt oss säga trygghetskameror i vården, blir det upp till oss i kommunen att sätta sig in i detaljerna för att sedan kunna ställa tydliga krav på leverantörerna i en upphandling. Vi som beställare tvingas ta ställning och det blir solklart vilka krav på funktion och kvalitet som skall gälla. Detta jämfört med att en många av de kommunanställda skall hänga med på allt nytt som kommer. Då behöver du kontinuerligt jobba med stora kompetenslyft där alla skall vara med på vagnen. Hos oss kan vi, om vi skall hårdra det, styra det mesta genom leverantörsavtal. Att ha modet att leda kommunen på det sättet är något av en ledstjärna för oss.

-Vilka förändringar ser du att digitaliseringen kommer att medföra?

-När den Digitala Agendan är i mål kommer vi att ha implementerat en plattform med digitala verktyg som möjliggör nya sätt att bedriva kommunalt tjänsteutbud på. Överlag fokuserar vi mycket på verksamhetens aktiva del: processerna. Genom att tillföra nya funktioner och datakällor till befintliga rutiner kommer vi att kunna leverera både högre service och kortare ledtider. Som medborgare och företagare i kommunen kommer man förhoppningsvis uppleva att det är både lättare och smidigare att interagera med kommunen. Genom att tillämpa regeringens vision om ”digitalt först” kommer vi att låta de nya kanalerna att vara förstahandsvalet där det är möjligt. Vi kommer även att erbjuda en betydligt högre grad av transparens, både vad gäller den information vi tillhandahåller och hur våra processer ser ut. Sammantaget kommer Digitala Agendan att utrusta kommunen med nya verktyg för verksamhetsutveckling.

-Vilka besparingar eller effektiviseringar räknar Ni med att göra?

-För varje projekt vi drar igång skapar vi alltid en handlingsplan som genomgår en nyttokalkyl där vi utgår från PENG-modellen (www.peng.se) som är en etablerad modell som identifierar och värderar nyttor i investeringar eller förändringar. Fördelen med PENG är att den också hittar nyttor som ibland kan vara lite svårdefinierade, där kostnadsbesparingarna och timkostnader är självklara storheter men där också potentialen i kvalitets- och servicehöjningar kan tydliggöras på ett bättre sätt.

-För att ta ett konkret exempel; när vi nu i höst startar den nya versionen av www.vellinge.se så är det riktigt nya greppet, förutom färg, form och funktion på hemsidan, att vi också skapar en webbredaktörsorganisation.Den första dagen vi startar kommer vi ju att befinna oss på ruta ETT och med tiden kommer webben sedan att utvecklas i takt med nya funktioner beroende på både framtida teknik och behov. Därför vill vi redan från början ta höjd för att hantera detta professionellt.

Men visst, för att komma tillbaka till frågan om besparingar och effektiviseringar så kan ju vissa saker initialt se ut att bli dyrare. Men det handlar oftast om att det kostar lite att komma upp på banan, för att sedan successivt kunna ta ett allt större grepp och då bli mer rationell och effektiv. I slutändan är det medborgarna som skall vara nöjda och avgör om vi lyckats i vårt arbete.

-Det är också extremt viktigt för oss att vi som kommun lever upp till medborgarnas referenser kring digitalisering. De flesta av oss använder ju rutinmässigt en internetbank, vi kanske delar filer med vänner på DropBox eller gör läkarbesök i mobilen. När man då möter en kommunal tjänstesektor som inte levererar på det sätt man är van vid så finns ju risk för att man blir besviken. Så i ärlighetens namn skall det sägas att vi just precis idag har lite jobb med att ”hinna ikapp”. Och i det arbetet skall det sägas att det inte är andra kommuner vi sneglar på när vi söker målbilder. Snarare är det Skatteverket eller liknande organisationer som ligger långt framme med digitaliseringen. Det är också intressant att följa initiativen hos Boverket och Lantmäteriet där man har en uttalad strategi om att vilja ta en statlig ledartröja inom digitalisering inte minst vad gäller att etablera olika standarder.

-För oss i Vellinge Kommun är ambitionen att vi skall vara ett nationellt föredöme inom digitalisering. Precis på samma sätt som vi varit den bästa svenska skolkommunen i fem år av sex och fått höga betyg i svenskt Näringslivs företagarklimatsundersökning, höga betyg i medborgarundersökningar och så vidare.

-Är det något i programstyrningen som du tycker skiljer sig i Vellinge jämfört med andra kommuner?

-Möjligen. Vi har för att vara maximalt effektiva i digitaliseringsprojektet, valt att intebetrakta avdelningarna som en mängd olika silos. Den styrgrupp vi har, vårt digitaliseringsråd som träffas en gång i månaden, består av samtliga fem avdelningschefer, kommundirektör, HR-direktör och ekonomidirektör, kommunikationschef och jag själv. Här kan vi föra resonemang om både stort och smått, på både ett detaljerat och övergripande plan, något som blir min personliga klangbotten. Vi kan också diskutera möjligheter i ny teknik och inte sällan låter vi då någon avdelning vara pilot. Vi kan också dra nytta av gjorda erfarenheter som till exempel det som händer inom e-arkivering på miljö- och bygg, vilket då kan vara lärorikt även för andra delar i verksamheten.

-Jag kan inte nog betona hur viktigt jag tycker det är med den här typen av styrgrupp. Annars kan det lätt hända, allra helst i större kommuner, att man blir spretig i sin digitala strategi och riskerar att gå parallella vägar. Kanske köper man lokala IT-system och tappar både i fokus och synkronisering. Vellinge Kommun har förstås en fördel med att vara en liten kommun och en mindre verksamhet så det möjligen därför vi lyckats bra med att hålla ihop det här arbetet. Det hela blir helt enkelt mer relationsorienterat och därmed korta beslutsvägar.

-Om det är något som inte räcker till för oss, så är det i så fall tiden, avrundar Thomas med ett leende.